¿Cuales son las actividades de un departamento de crédito?

Durante muchos años el departamento de Crédito, Credit Control o Credit Management estaba considerado en muchas empresas como simplemente el “encargado de cobrar las deudas impagadas”.

Hoy en día todavía sorprende encontrar a algunas personas que todavía comparten esta visión, cada vez menos afortunadamente.

Sin embargo, en los últimos tiempos el rol del departamento ha adquirido un entendimiento y aprecio cada vez mayores. Aunque el recobro continúa siendo una de las funciones más importantes dentro del proceso, es solo una parte de este.

No nos cansaremos de repetir que el objetivo principal del Departamento de Crédito es maximizar las ventas al mismo tiempo que se minimizan los riesgos y las consecuentes pérdidas.

O, dicho de otra manera, se trata de proteger la inversión de la compañía en uno de sus principales activos (por no decir el principal), la cartera de clientes para que esta proporcione el máximo retorno posible para la compañía.

Asesoramiento del riesgo de crédito: Tratar de encontrar maneras de aceptar y controlar todas las transacciones comerciales de la empresa, incluyendo aquellas que supongan un riesgo elevado.

Establecimiento de los límites de crédito y plazos de pago teniendo en cuenta el riesgo de la transacción en estrecha coordinación con el Dpto. Comercial.

Seguimiento y control de la deuda, asegurando que los plazos de pago acordados se cumplen, en especial en aquellas cuentas consideradas como de alto riesgo y actuando proactivamente a resolver cualquier incidencia o discrepancia que pudiese surgir.

Mantenimiento preciso del Maestro de Clientes y libros de contabilidad: A nuestro juicio este es el punto más importante, incluso más que el recobro en sí.

Si no tenemos el maestro de clientes actualizado correctamente y los cobros de los clientes no han sido aplicados correctamente nuestra labor se verá dificultada en gran medida con el daño financiero y reputacional que esto supondrá para nuestra empresa.

Recobro de impagados de manera que optimicemos nuestro cashflow al mismo tiempo que continuamos con nuestra actividad.

Funciones del departamento de crédito

En el departamento de Crédito y Cobranza se deben observar algunas funciones básicas:

Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar mediante esta modalidad

Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información financiera en la decisión de otorgar crédito.

Gestión efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.

Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.

Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de crédito y cobranza existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.

Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del jefe de crédito y cobranza identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.

Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera vencida.

Estructura interna del departamento de crédito

Con el propósito de que las actividades de esta área se realicen con la debida eficiencia, sería recomendable que, tomado en cuenta el tamaño de la empresa y sus necesidades, la estructura interna para esta área adaptarse en lo posible a este modelo:

Jefe de Área. El jefe de área sería el responsable ante la gerencia administrativa, de determinar las políticas y procedimiento de trabajo necesarios para el otorgamiento de los créditos a clientes, así como de la recuperación oportuna de los mismos.

Investigaciones Crediticias. Los investigadores de crédito serán los encargados de determinar la solvencia económica del solicitante.

Auxiliares Administrativos. Los auxiliares administrativos tendrán a su cargo la custodia de la documentación que ampara los derechos de cobro y el control de los movimientos que presenten estos adeudos.

Agentes de Cobranza. Los agentes de cobranza serían los responsables de gestionar la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a los clientes.