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Control, ahorros, seguridad
Primero que nada, esta modalidad simplifica el proceso de cobro, ya que evita tener que “perseguir” a los clientes para que paguen en el momento acordado.
El negocio puede definir y estandarizar las fechas en que recibirá los pagos, y como estos se realizan de manera automática, la recaudación en tiempo y forma aumenta considerablemente.
Todo esto le da a la empresa la posibilidad de administrar y planear mejor, ya que tiene mayor certeza de los recursos y la liquidez con los que puede contar.
Por otro lado, todos los movimientos de la cobranza domiciliada se concentran en un solo sistema de información, lo que aumenta el control y facilita la identificación y conciliación.
Además, se reduce el gasto en infraestructura para recibir pagos, los recursos humanos dedican menos tiempo a tareas administrativas y la empresa puede concentrarse en ofrecer un mejor servicio.
Asimismo, el hecho de que todos los pagos se reciban de forma automática minimiza el manejo de efectivo así como las visitas al banco, lo que aumenta la seguridad de las transacciones.
¿Cuándo es necesaria la domiciliación?
La cobranza domiciliada es recomendable para:
- Empresas que reciben una gran cantidad de pagos.
- Empresas que reciben pagos periódicos.
- Empresas cuya cartera de clientes está dispersa a nivel local o regional.
¿Cómo lograr que los clientes acepten la domiciliación?
Una vez que se decide que este esquema de cobros es ideal para la empresa, hay que hacer la labor de informar a los clientes que ahora pueden pagar así. Esto es importante, ya que ellos deben autorizar que se hagan los cargos en su cuenta. Esta es una posible ruta a seguir:
Aviso
Enviar un correo electrónico avisando que se implementará la cobranza domiciliada antes de que esta entre en vigor. En el correo debe detallarse cómo funcionará, el proceso a seguir para darla de alta y, sobre todo, los beneficios que conlleva para los clientes, por ejemplo: no tiene costo para ellos, brinda comodidad y seguridad al no tener que ir a un banco a pagar, facilita la administración al recibir notificaciones automáticas de la realización del pago, da protección contra cobros realizados por error, evita suspensiones de servicios o recargos por no pagar a tiempo, etcétera.
Autorización
En un segundo correo, enviar la documentación que el cliente debe llenar para autorizar la domiciliación.
Recordatorio
Enviar un recordatorio a los clientes que no respondan al correo de autorización.
Llamada
Llamar por teléfono a los clientes que sigan sin responder tras el recordatorio. Durante la llamada, es muy importante volver a resaltar las ventajas que la cobranza domiciliada de la empresa implica para ellos.
