¿Cuándo debo contratar agencias de cobranza?

Las empresas de mayor tamaño tienen la capacidad de contratar grandes y reconocidas empresas de cobranzas, principalmente por el alto número de clientes con las que trabajan.

En la mayoría de las empresas, y de todos los tamaños, existen clientes con tendencia a retrasarse en los pagos, generando así cuentas vencidas y, por ende, desórdenes financieros.

¿Qué pasos debo seguir antes de contratar una empresa de cobranzas?

Las empresas de cobranza son las responsables de recuperar millones de pesos cada año, por lo mismo es relevante la importancia de evaluar bien qué tipo de empresa o agencia de cobranzas se va a contratar para tu negocio.

Que sea una empresa reconocida

Lo primero y más importante, es que sea una empresa con experiencia en el mercado, profesional y que esté familiarizada con la industria.

No todas las empresas de cobranza serán siempre una buena opción, ya que pueden existir inescrupulosos que se hacen pasar por agencias de cobro fraudulentas que finalmente lo que logran es estafar a sus clientes.

Una empresa especializada en la industria

Todas las empresas tienen un foco específico o apuntan a un tipo de clientes en particular.

Lo mismo pasa con las empresas de cobranza, por lo mismo, es importante que antes de contratar los servicios de una de ellas, te asegures que efectivamente se enfoca o tiene los conocimientos prácticos para tu industria o nicho, ya que de este modo habrá más probabilidades de saldar las deudas de manera más rápida.

Para estar seguro de que la empresa de cobranzas que quieres contratar cumplirá con todas tus necesidades, pregúntales cuántos clientes han trabajado en su industria y cuál es su tasa de recuperación.

Te recomendamos que para dar con la empresa de cobranzas idónea para tu nicho, hables con profesionales, como tu abogado o contador, o llama a alguna organización comercial y solicita referencias.

La importancia del trato y la experiencia

Para nadie es agradable tener que cobrar deudas, por lo mismo, el hecho de contar con un equipo experto en cobranzas te hará salir de la situación de tener que ser tú quien deba llamar y solucionar los pagos atrasados.

Las empresas de cobranzas son contratadas porque son expertas en esta área, y las personas que allí trabajan saben exactamente cómo tratar con deudores o incluso con aquellos clientes que no pueden -o quieren- pagar nada en absoluto.

Los expertos saben exactamente con qué persona hablar al momento de realizar los cobros de la empresa deudora, mientras que a su vez, pueden ofrecer varias opciones de pago diferentes.

¿Qué tácticas usará la empresa para generar los cobros?

En lo que a cobranzas respecta, claramente que al contratar una empresa de cobros, el nombre y reputación de tu PYME pasará a estar a cargo de dicha empresa.

Por lo mismo, debes asegurarte que el cobrador de deudas no utilice métodos de cobranza que perjudiquen a tu negocio.

Por ejemplo, si en la empresa de cobranzas se niegan a negociar en caso de que la empresa deudora esté pasando por tiempos financieros difíciles no es ilegal, pero es probable que no sea una situación cómoda.

Por lo mismo, es relevante que antes de firmar el contrato con la empresa de cobranzas, tengas claridad sobre cómo será la metodología que utilizarán para cobrar deudas, y luego armen en conjunto una estrategia de cobranza que se adapte a los principios de tu compañía.

¿Cómo será la comunicación entre mi negocio y la empresa de cobranzas?

Para algunos dueños de compañías, genera ansiedad cuando se genera el contacto entre un cliente y una empresa de cobranza, ya que quieren mantenerse informados de todo lo que está pasando.

Sin embargo, hay otros que prefieren ser contactados una vez que la deuda ha sido saldada.Independiente cuál sea el método de comunicación interna que exista, es importante establecer desde un principio con qué frecuencia se le informará sobre cada proceso, y así saber si contarás o no con una persona de contacto asignada a la que puedas llamar cuando tengas dudas.

Bajo este mismo punto, es importante que acuerdes con la empresa que vas a contratar, que generen informes periódicos sobre su actividad, para que así tengas el historial en detalle de cada cliente deudor.

A continuación, enlisto algunas de las razones por las cuales hay que contratar a una agencia de cobranza para recuperar sus cuentas por cobrar vencidas:

1) Eficiencia. Las agencias de cobranza pueden apoyar en bajar los costos legales y otros tipos de gastos en que se incurre al tratar de recuperar sus cuentas internamente.

2) Incremento en el flujo de efectivo. El flujo de efectivo es uno de los problemas principales por el que las empresas cierran. El contratar a una agencia puede acelerar su flujo de efectivo drásticamente.

3) Documentación y Litigio. Las agencias de cobranza mantienen la información de sus casos de una manera muy detallada y en caso de requerir litigio, su empresa puede contar con más información para tomar una decisión y para ganar sus casos en los tribunales.

4) Enfocarse en lo importante. Al contratar a una agencia de cobranza permite a sus empleados enfocarse en las actividades esenciales de su negocio, en lugar de invertir recursos: tiempo, dinero y esfuerzo de muchas personas, y no sólo de los involucrados en el área de cobranza de su empresa.

5) Asesoría. Al contratar a una agencia especializada en su industria su empresa se ve beneficiada de una asesoría útil y práctica para mejorar sus procesos internos y porcentajes de recuperación.

Antes de contratar a una agencia de cobranza o firma de abogados es recomendable verificar los cinco puntos que son relevantes al momento de evaluarlos:

1) Experiencia. Si su empresa es transportista de carga es importante que la agencia de cobranza que desee contratar cuente, cuando menos, con cinco años de experiencia en la industria del transporte de carga y logística. Para probarla sugiero que haga preguntas básicas tales como los términos y condiciones de una carta de porte o bill of lading, y verificar que tengan conocimientos especializados sobre su industria.

2) Tecnología. Considero relevante que su proveedor de servicios de cobranza maneje tecnología de punta que pueda mantenerlo informado las 24 horas a través de un portal para clientes. Usted debe de tener la posibilidad de acceso a los detalles de sus cuentas cuando lo requiera.

3) Honorarios contingentes. Asegúrese que su empresa sólo pague honorarios cuando se den verdaderos resultados.

4) Cobertura. Es de especial importancia que la cobertura que su proveedor de servicios le ofrezca sea compatible con la cobertura que su empresa maneja; de lo contrario no será una solución completa.

5) Referencias. Si su empresa es transportista de carga verifique que las referencias que le den sean de empresas transportistas y logísticas, siempre y cuando su principal negocio sea este ámbito, de nada le servirá saber las opiniones de empresas fuera del sector.

Recuerde que la cobranza bancaria o de telecomunicaciones es muy diferente a la del transporte.

¿Cuándo contratar a una agencia de cobranza?

Si su empresa no cuenta con políticas de crédito y cobranza le recomiendo que asigne cualquier cliente cuando la factura más vencida cumpla dos meses de vencimiento, o antes si su cliente manifiesta las siguientes situaciones:

1) Tiene los teléfonos desconectados.
2) Incumple a dos o más promesas de pago.
3) Repentinamente presenta disputa, después de haber recibido su producto o servicio, o después de mucho tiempo.
4) Le paga con un cheque sin fondos.
5) Le menciona que tiene problemas de flujo de efectivo y no podrá pagarle.
6) Le aplica descuentos unilaterales por supuestas penalidades o fallas en el proceso.
7) Solicita una extensión cuando sus facturas ya están vencidas.
8) Le informa que no podrá pagarle dentro de los términos acordados y se rehúsa a darle una fecha específica, o un plan de pagos realista.
9) No le contesta sus mensajes o su correo se devuelve