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¿Cómo recuperar la cartera vencida?. La gestión de cobros es un proceso fundamental en toda empresa, tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el Flujo de Caja o Capital de Trabajo de la empresa.
La Gestión de Cobros efectiva, permite recuperar la cartera vencida y se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas , que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco. Por lo que todo proceso de cobro debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de la gestión de cobros.
¿Cómo es la gestión para recuperar la cartera vencida?. Es la coordinación organizada de nuestro equipo de trabajo, que actualmente en muchos países, trabaja en Home working con el conjunto de acciones y negociaciones que aplicaremos a los clientes para lograr el recupero de créditos o deuda vencidos.
En el actual contexto hay que organizar su equipo remoto de cobranza y poder asignar una estrategia distribuida para recuperar la cartera vencida, que permita organizar la recuperación de la cartera vencida, mediante un proceso Predecible, Medible y Controlable.
Proceso para Gestionar la recuperación de la Cartera de Cobranzas Vencida
Todo proceso de recupero de la cartera de cobranzas debe ser medido y controlado, por ello es clave utilizar reportes de recupero y cobranza en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores del recupero.
En base a monitorear estos indicadores o KPI´s de cobranzas, poder ajustar la estrategia de cobranzas, haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de recupero y la automatización del proceso. De esta forma las gestiones y cobranzas organizadas permitirán el recupero de la cartera de cobranza vencida en menor plazo y con menores recursos. En Kobra hemos volcado más de 10 años de experiencia y el feedback recibido por clientes en la gestión de recupero en ayudar a cientos de clientes en toda latinoamérica a realizar la gestión de recupero en forma eficiente, hemos volcado esa experiencia para realizar esta guía para organizar un proceso eficiente de cobro que aplican a todo tipo de cliente, ya sea mayorista, minorista o del tipo comercial o financiero.
Etapas para recuperar la cartera de cobranza vencida (recuperación de cartera)
Nos consultan a menudo, ¿Cómo recuperar la cartera de cobranza vencida? La gestión de recupero tiene por misión transformar las Cuentas por Cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de la empresa.
La Gestión de recuperar, se basa en un proceso ordenado de etapas, que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria o país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.
La utilización de Políticas, Indicadores y Reportes para organizar y recuperar la cartera de cobranza vencida
La utilización de políticas e indicadores de cobranza, permiten medir el desempeño y son el marco a partir del cual podemos planificar la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza. Eso permitirá definir y estandarizar procesos, medirlos y controlarlos.
La gestión de la cartera de Cobranza, busca reactivar el contacto comercial con el cliente a fin de lograr que mantenga sus créditos al día y requiere un proceso de cobranza organizado.
7 Consejos para cobrar cartera vencida, sin perder a tus clientes
Estos consejos para cobrar cartera vencida te ayudarán a recuperar el dinero de tu empresa sin que tus clientes se sientan ofendidos o molestos porque estás haciendo tu gestión de recuperación de cartera.
Es cierto que ninguna persona debería sentirse ofendida porque se le incite a cumplir con sus obligaciones. No obstante, el modo de cobrar elegido puede herir la susceptibilidad de las personas, y cuando de dinero se trata, es necesario ser bastante cauteloso.
Pensando en esto, quisimos compartir contigo estos consejos para cobrar cartera vencida sin exponer la relación con tus clientes en el proceso.
Consejos para cobrar cartera vencida
Si quieres cobrar cartera vencida sin generar fisuras en la relación con tus clientes, poner estos consejos en práctica te ayudará enormemente.
1. Designe una persona o equipo de cobranza
Lo primero que debes hacer es asignar una persona o equipo de cobranza. Este equipo de trabajo se encargará exclusivamente del tema de recuperación de cartera y hará todas las labores necesarias, tales como bases de datos y estrategias diseñadas para cobrar la cartera vencida.
La idea de designar un encargado es vital para que el proceso sea riguroso, ordenado y efectivo tanto para la empresa como para los usuarios. Esto también sirve para evitar problemas de comunicación, porque nadie quiere que el mismo día lo llamen dos personas distintas de la misma empresa con información que no está unificada.
2. Todas las carteras tienen la misma importancia
Un error que muchos cometen es darle prioridad a la cobranza de carteras de mayor monto. Esto es un error, porque mientras persigues insistentemente a un solo cliente, otras oportunidades de recuperar carteras menores se pueden perder en el camino.
Dar la misma importancia a todas las carteras, te ayudará a distribuir tus esfuerzos estratégicamente de modo que no solo te centres en ciertos clientes, sino que a cada uno le des el lugar que le corresponde, de esta manera tienes muchas más posibilidades de recuperar cartera vencida y mientras llegan los pagos grandes, recibirás otros pagos menores que juntos se traducen en aumento de capital.
3. Usa alguna app o sistema que te permita ver tus deudores morosos
La sistematización te da la oportunidad de tener organizada toda tu información contable de modo que siempre tengas claridad sobre tus procesos contables.
Puedes optar por un sistema contable u otro tipo de sistema que te ayude a mantener en el radar la lista de tus deudores morosos. Esto te facilitará enormemente la vida a ti y a tu persona encargada de recuperación de cartera.
4. SMS y Email Marketing
Los SMS y Email Marketing son una excelente herramienta para invitar a tus clientes a ponerse al día con sus obligaciones financieras.
Una de las ventajas más grandes de este método es que son herramientas poco invasivas y contundentes.
Puedes crear SMS y Emails empresariales en los que invites de un modo directo a tus clientes a ponerse al día con su deuda. La idea es usar un lenguaje asertivo, un tono comprensivo en el que dejes claro a las personas que comprendes las problemáticas de la época, y la invitación a ponerse al día con sus obligaciones.
5. Llamadas telefónicas
Las llamadas telefónicas, son sin duda alguna la herramienta más usada para la recuperación de cartera.
El mundo ha avanzado mucho, y aunque como te contamos ahorita una excelente opción es el envío de SMS y Email Marketing, no puedes prescindir de las llamadas telefónicas, pues estas nos permiten tener un contacto más directo con nuestros clientes.
La idea es que aprendas a manejar sabiamente las llamadas de cobranza para no generar una imagen negativa frente a tus clientes. No llames todo el día, ni toda la semana, elige un día específico para realizar este proceso y procura que la llamada no se extienda más de lo debido.
Es necesario que al igual que en tus comunicaciones escritas, manejes siempre un tono amigable con tu interlocutor, de este modo tal vez sea más sencillo cobrar cartera vencida sin incomodar a tus clientes.
6. Crear acuerdos de pago
Es cierto que todos queremos recuperar cartera lo más pronto posible, sin embargo también estamos en la obligación de comprender que muchos de nuestros clientes pasan por situaciones inesperadas que les impiden ponerse al día con sus obligaciones puntualmente.
Un ejemplo de esto es la Pandemia producto del COVID-2019, en donde la situación financiera de todos cambió de modo abrupto debido a las medidas de confinamiento.
Es por esto que, crear acuerdos de pago puede ser la solución que estás buscando para recuperar cartera, sin necesidad de afectar la vida de tus clientes ni la solvencia financiera de tu empresa.
Puedes proponer estos acuerdos, de modo que se descuente a la deuda, los abonos que vayan realizando tus usuarios.
De esta manera, aunque no recuperes toda tu cartera de golpe, tienes una alternativa para ir disminuyendo el monto.
7. Persistir y nunca desistir
Los abuelos decían que “la constancia vence lo que la dicha no alcanza” Todos sabemos que muchas cosas en la vida no se logran a la primera, y el proceso de cobrar cartera vencida, no es la excepción.
Procura estar en contacto periódico con tus clientes, lo que hoy es un “No” la próxima semana puede significar un sí, y más en los casos en los que el cliente sí tiene deseos de pagar la deuda, pero en el momento no tiene los recursos. Persiste, insiste y al final tal vez encuentres los resultados esperados.
¡Ojo! Cuando hablamos de persistir no nos referimos a que llames al mismo cliente todos los días, sino dentro de intervalos periódicos de 8 a 15 días, para no incomodar a tus clientes.
Esperamos que estos consejos para cobrar cartera vencida te ayuden a emprender esa labor sin mayores inconvenientes. Recuerda que un proceso exitoso depende en un 90% del modo de aplicación.
