Recolección y uso de datos

Recolección y uso de datos

“LA FINANCIERA” requiere recoger la siguiente información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros: nombre; domicilio; fecha de nacimiento;  nacionalidad; ocupación, profesión, actividad o giro del negocio al que se dedique; referencias, números telefónicos fijos o celulares; correos electrónicos. El titular de los datos acepta expresamente que “LA FINANCIERA” podrá́ utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en esta Política de Privacidad.

“LA FINANCIERA” a través de los distintos canales de contacto con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, tales como oficina administrativa y/o página web, podrá́ recolectar datos personales tales como su nombre completo, teléfono y correo electrónico que le permitan entrar en contacto posterior con los mismos, información respecto de la cual el cliente, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros,  como titular de los datos que suministra, autoriza expresamente a “LA FINANCIERA” para usarla de acuerdo a la finalidad aquí́ informada.

“LA FINANCIERA” podrá́ recopilar la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, a través de terceros tales como socios comerciales, subcontratistas y/o entidades financieras, para las finalidades expresadas en la presente Política de Privacidad.

El titular de los datos autoriza expresamente a “LA FINANCIERA” a recolectar los datos en los términos expresados, así́ como también para consultar, complementar y actualizar dichos datos personales en cualquier tiempo, con otras bases de datos manejadas por un operador de información, con el fin de mantener actualizada la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros.

Así mismo, tratándose de productos de crédito, «LA FINANCIERA» está obligado a requerirle datos adicionales que le permitan estimar la viabilidad de pago, valiéndose para ello de un análisis a partir de información cuantitativa y cualitativa, que permita establecer su solvencia crediticia y capacidad de pago, incluyendo la consulta o el reporte de dicha información a Sociedades de Información Crediticia o a terceros con quien Usted mantenga o manifieste relaciones comerciales o de negocios.

Finalidades del Tratamiento de Datos de los Clientes

La información personal de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, será́ recopilada, almacenada, usada, circulada, compartida, y/o procesada para:

• Los datos personales que «LA FINANCIERA» recabe serán usados para la operación y registro de los productos o servicios que usted hubiese contratado o pretenda contratar.

• Identificar a sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, “LA FINANCIERA” podrá́ recopilar la información de los mismos para la ejecución del contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito con cada uno de ellos.

• Mantener comunicación física o electrónica con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, incluyendo el envío de la información relacionada con el contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito con cada uno de ellos. Así cómo el envío de información sobre otros servicios, productos o bienes adquiridos por “LA FINANCIERA”

• Lograr la finalidad de los contratos celebrados con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, para que éstos puedan utilizar los servicios y/o bienes adquiridos a “LA FINANCIERA”

• Subcontratar a terceros para que procesen la información de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por “LA FINANCIERA” en relación con el contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito con cada uno de ellos.

• Otros fines establecidos en los Términos y Condiciones de esta Política de Privacidad. 

• Para otras finalidades, tales como análisis estadístico y de mercado; desarrollo y mejora de servicios y productos de “LA FINANCIERA”, iniciativas comerciales y promocionales; actualización de datos; identificación y prevención de fraude, lavado de activos y otras actividades delictivas; llevar a cabo controles reglamentarios y para fines de investigación de mercado.

• Así mismo, «LA FINANCIERA» podrá utilizar sus datos personales para ofrecerle, en su caso, otros productos financieros de «LA FINANCIERA» o de cualquiera de sus afiliadas asociadas, comisionistas o sociedades relacionadas y remitirle promociones de otros bienes o servicios relacionados con los citados productos financieros, finalidades que no son indispensables para el cumplimiento de la relación jurídica que dio origen al producto o servicio contratado.

Los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a “LA FINANCIERA” a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de sus datos o información personal, de forma parcial o total, así́ como para que transfiera dichos datos o información parcial o total a terceros. 

“LA FINANCIERA” podrá́ contratar con terceros el procesamiento de la información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y/o para que realicen cualquier otra actividad en relación a utilizar, obtener, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, de “LA FINANCIERA”

Así mismo, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, autorizan a “LA FINANCIERA” a compartir sus datos con empresas con las cuales tenga acuerdos comerciales, tales como entidades bancarias, entre otras, para los fines arriba expresados y estos terceros estarán obligados a cumplir con todas las regulaciones y políticas de privacidad de “LA FINANCIERA”

Igualmente, con la aceptación de esta Política de Privacidad, los clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, declaran conocer que “LA FINANCIERA” puede suministrar esta información a entidades judiciales, o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control de su operación cuando medie requerimiento legal para ello. Igualmente acepta que podrá́ ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control.

Seguridad y Confidencialidad

Para garantizar la protección de privacidad, confidencialidad e integridad de la información, “LA FINANCIERA” ha adoptado todos los medios, buenas prácticas y medidas técnicas a su alcance para asegurar la transmisión de la información a las bases de datos y para evitar la alteración, pérdida, mal uso, acceso no autorizado y robo de los datos personales facilitados por los Usuarios para los fines arriba expresados. Ello, no obstante, el Usuario debe ser consciente de que las medidas de seguridad no son infalibles.

La información que un cliente ingresa en la página web de “LA FINANCIERA” (www.kobra.red) se mantiene de forma estrictamente confidencial y no es compartida con terceros distintos a los indicados en esta Política de Privacidad. 

“LA FINANCIERA” conservará, bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad aquí́ descritos y para las finalidades señaladas en este documento, los datos personales de los proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, durante todo el tiempo de ejecución de cada contrato laboral y/o civil y/o comercial suscrito entre “LA FINANCIERA” y sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y ex empleados, entre otros, y por diez (10) años más.

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes Menores de 18 Años

“LA FINANCIERA” velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, buscando que se respeten en su tratamiento el interés superior de aquellos, en aras del respeto a sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

Por lo tanto, si un cliente, proveedor, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, suministra datos de tal forma que se pueda identificar que estos datos corresponden a un menor de 18 años, “LA FINANCIERA” actuará conforme a lo aquí́ expresado para tratar dichos datos, conforme la presente Política de Privacidad.

Derechos de los titulares:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

(i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido

autorizado.

(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

(vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Datos del Responsable del tratamiento.

El Responsable del Tratamiento de los datos personales será “LA FINANCIERA”, que por sí misma o en asocio con otros decidirá sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos. 

Nombre o razón social: ___________

Domicilio o dirección: ___________

Correo electrónico: ___________

Teléfono: ___________

Página web: ___________

Datos del Encargado del tratamiento de los datos personales 

El Encargado será la persona natura o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable.

Nombre o razón social: ___________

Identificación: ___________

Domicilio o dirección: ___________

Correo electrónico: ___________

Teléfono: ___________

Página web: ___________

Persona o área responsable de la protección de datos personales.

El Oficial de Protección de Datos personales asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través de los siguientes medios: correo electrónico contacto@kobra.red o mediante comunicado escrito que se debe radicar en la siguiente dirección ____________________________________ Conmutador _______________, Celular ___________ dirigido a “LA FINANCIERA”.

Actualización de Datos Personales 

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares (Un cliente, contratista, empleado y ex empleado, entre otro), sobre datos de carácter personal se debe realizar a través de los siguientes canales: correo electrónico contacto@kobra.red o mediante comunicado escrito que se debe radicar en la siguiente dirección _________________________________________ Conmutador _______________, Celular ___________ dirigido a “LA FINANCIERA”, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

Así mismo, el titular de la información, a través de los mismos canales podrá solicitar que no le envíen correspondencia, o no ser contactado para ofrecerle un bien o servicio ofrecido por “LA FINANCIERA”.

Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información

Para ejercer los derechos que le confiere la ley aplicable a cada persona, el Cliente, contratista, empleado y ex empleado, entre otros, puede realizar su requerimiento a la siguiente dirección electrónica: contacto@kobra.red y se seguirán los procedimientos legales correspondientes.

Es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada

b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo/consulta

c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

e. Fecha de recibo de la consulta/reclamo.

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

Para consultar, conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos.

• Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, “LA FINANCIERA”, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

• Las peticiones y/o consultas serán atendida por “LA FINANCIERA”, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

Para rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización dada a “LA FINANCIERA”, para tratar los datos personales

• Si la solicitud se presenta incompleta, “LA FINANCIERA”, deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de “LA FINANCIERA”, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

• El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Entrada en vigencia y plazo

“LA FINANCIERA” se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. 

Cualquier modificación al presente aviso le podrá ser notificado a través de cualquiera de los siguientes medios: un comunicado por escrito enviado a su domicilio o entregado en el domicilio de «La Financiera»; un mensaje contenido en su estado de cuenta; un mensaje enviado a su correo electrónico o a su teléfono móvil un mensaje dado a conocer a través del correo electrónico de «LA FINANCIERA»: [email protected] o de cualquier medio electrónico que utilice para celebrar operaciones con «La Financiera»; o bien, a través de mensajes publicados en periódicos de amplia circulación o por cualquier medio estipulado por «La Financiera».

La última revisión realizada a esta Política de Privacidad fue el 11 de marzo de 2019, fecha a partir de la cual es aplicable.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.