¿Cómo reducir el gasto de cobranza?

Incluso los procesos que están diseñados para ganar dinero cuestan dinero. Es un hecho de la vida y de los negocios que todos tenemos que tener en cuenta, haciendo de cada proceso una cuestión de optimización.

Lo mismo puede decirse del proceso de recaudación, que gira en torno a la recolección de dinero.

Hay varios factores que influyen en los gastos del proceso de recolección, e identificarlos permite una optimización de la rentabilidad.

La mayoría de los gastos relacionados con el proceso de recolección tienen que ver con los empleados a cargo de este.

Su mayor gasto es el salario y los incentivos dedicados a sus empleados.

Obviamente, cuanto más personas participen en el proceso de recolección, más gente tiene que ser remunerada y más caro resultará todo el proceso.

Por supuesto, puede parecer difícil reducir este gasto, pero la solución es bastante simple. Cuanto más eficiente sea su equipo en el trato con el proceso de recolección, menos empleados necesitará.

Los equipos pequeños y eficientes son más rentables que los equipos grandes y medianos, lo que permite optimizar la rentabilidad de los salarios e incentivos.

Tras este gasto principal, aparecen los gastos de funcionamiento, que en su gran mayoría están fuera de su control.

Los gastos de operación incluyen factores como el transporte y el alquiler, que normalmente son costes indirectos que no se ven influenciados por la actividad.

Dicho esto, aunque se puedan recortar en cierta medida estos gastos, tendrá una optimización mucho mayor si se preocupa por los otros factores.

Si estás involucrado en el proceso de recolección, entonces ya sabes que las agencias de cobro son la parte final de numerosos planes de recaudación de facturas y deudas, que probablemente el cliente nunca pagará.

Está claro que no funcionan de forma gratuita y sus tasas pueden acumularse con el tiempo, formando en ciertas ocasiones entre veinte y cuarenta por ciento de los gastos de todo el proceso.

Por supuesto, la mejor manera de reducir este gasto es no hacer uso de agencias de cobro en absoluto.

No es que no se deba usar nunca, pero si su equipo es eficiente y proactivo, tendrá una mayor probabilidad de evitar la necesidad de una agencia de cobro. Hay muchas estrategias que se pueden utilizar para mejorar la eficacia de su equipo de recolección.

Con ellas se puede reducir la necesidad de agencias de cobro y por lo tanto disminuir los gastos aún más que a través de una reducción de los salarios.

Finalmente, el proceso de recolección disminuye los recursos fiscales.

Pero como cualquier proceso, su coste se puede disminuir grandemente a través de estrategias preventivas y un sistema de refuerzo positivo que, sin suponer costes y en un tiempo mínimo, permiten optimizar su proceso de recolección.

Cómo disminuir los costes financieros provocados por la morosidad en los pagos

La formación en gestión de créditos y cobros ayuda a reducir los costes financieros de la morosidad en los pagos y de los impagados.

Un conocido aforismo dice que: “no hay nada gratis en este mundo” y un axioma en finanzas preceptúa que: “el dinero con el paso del tiempo pierde valor”. No hay que olvidar nunca estas dos sentencias puesto que las empresas que venden a crédito incurren en una serie de costes.

Esto se debe a que la mayoría de las empresas financian una gran parte de sus ventas con créditos bancarios a corto 

En otras palabras, las empresas que otorgan créditos a clientes se suelen tener que endeudar con terceros para poder financiar las inversiones en saldos de clientes ya que no disponen de suficiente fondo de maniobra para financiar las necesidades de fondos que suponen las ventas a crédito ni generan suficiente cash flow para sufragar las nuevas operaciones. 

Las cuentas de clientes representan una de las inversiones más importantes del activo de las empresas y en muchas ocasiones son el primer uso de fondos de la empresa.

Por consiguiente, las empresas que venden a crédito han de soportar los costes financieros que suponen la inversión en cuentas de clientes pendientes de cobro, puesto que por lo general las compañías no disponen de recursos propios –o de recursos financieros básicos– suficientes para financiar la masa que representan los derechos de cobro a clientes y deben recurrir al crédito bancario. 

La función financiera debe evaluar el coste para el proveedor de las operaciones con pago aplazado, puesto que, si la empresa ha agotado su capacidad de obtener recursos propios, deberá cubrir las necesidades de inversión de su activo corriente con pasivo a corto con coste.

El área financiera deberá calcular el coste de los recursos financieros y tiene que existir una relación adecuada entre el retorno que la empresa espera obtener de las inversiones efectuadas en la operación a crédito y el coste medio de los recursos empleados. 

Una máxima en finanzas dicta que si de una inversión en activos equivalente a un euro, la compañía espera obtener un margen de cinco céntimos por euro, entonces debe conseguir una financiación que le cueste menos de cinco céntimos por cada euro.

El crédito otorgado a los clientes provoca a las empresas proveedoras cuatro tipos distintos de costes: primero, las pérdidas directas provocadas por los créditos comerciales incobrables, segundo, el coste de los recursos empleados en la financiación de los créditos a clientes durante el tiempo transcurrido desde la venta hasta el cobro de la transacción comercial; tercero, los gastos de gestión; en este grupo entran los costes administrativos de la gestión y control de las cuentas de clientes,  los costes originados por la tramitación  de los diferentes medios de pago, los gastos de cobranza, los costes de la gestión de cobro y los producidos por las gestiones recuperatorias; y cuarto, los costes derivados de la prevención  y cobertura de los riesgos de crédito. 

Por este motivo es conveniente que los empleados que se encargan de la administración del crédito a clientes hayan recibido una completa formación de gestión de créditos a clientes.

El control y análisis de estos costes servirá al departamento de créditos a clientes como guía para conocer la eficiencia de su gestión. 

La comparación de los datos obtenidos en diferentes períodos permite que la empresa pueda evaluar los resultados de las medidas correctoras adoptadas en un momento dado. 

Por tanto, cuanto mayor sea el plazo de cobro que han de soportar las empresas, mayor será la masa de cuentas a cobrar que tendrá en sus balances, y por consiguiente mayor será el coste financiero que experimentará.