Como crear un equipo de cobranza de alto rendimiento para la cobranza

Para que un equipo sea eficaz, es necesario que cumpla con las siguientes características:

Tener objetivos de equipo: Debe existir metas e intereses en común que sean cuantificables y claros, de modo que todos sus integrantes conozcan y comprendan sus propósitos y sus metas.

Funciones bien definidas: Facilitan el uso de los talentos de cada persona y así cada una conoce y entiende sus deberes y responsabilidades sobre los objetivos y tareas.

La interdependencia: Que cada miembro del equipo necesite de la experiencia, la habilidad y entrega de los demás para lograr objetivos mutuos.

Comunicación eficaz: Muy relacionado con el anterior, ya que el líder y los miembros del equipo deben intercambiar información y retroalimentación para saber cómo lo están haciendo y cómo lo pueden mejorar, además de tener claro qué necesitan sus compañeros de él para mejorar el trabajo.

Eficiencia en el desempeño: Todos los participantes deben estar convencidos de la idea de que el equipo de trabajo, si es realmente eficiente, consigue siempre mejores resultados que los individuos que trabajan aislados.

Responsabilidad: El equipo debe tener responsabilidad sobre sus actuaciones y sobre los logros obtenidos.

Liderazgo: El buen liderazgo hace posible que el equipo de trabajo alcance sus objetivos. Para ello, el líder ha de tener la visión de hacia dónde va la organización, debe ser capaz de comunicar a su equipo las metas para que los esfuerzos se dirijan hacia la dirección correcta, y reconocer los esfuerzos realizados, alabar cuando se está trabajando bien y redirigir cuando no es así.

Pensamiento positivo: Permitiendo que surjan ideas nuevas e innovadoras. Los errores se consideran como oportunidades de aprendizaje y crecimiento. Se estimula la asunción de riesgos en pos de la creatividad y se estimulan las nuevas ideas.

Reglas fundamentales bien definidas: Creadas muchas veces por el mismo equipo para regular aquello que es permitido y lo que no se debe tolerar. Deben formalizarse para que no se interpreten subjetivamente.

¿Cómo crear un equipo de cobranza?

Cuando una empresa ofrece sus servicios (o productos) al crédito, se hace necesario implementar procesos de gestión de cobranzas. Para ello se requiere la instalación de un área capacitada que cuente con las herramientas esenciales para la optimización de los cobros. La dinámica operativa actual implica grandes esfuerzos para mantener al equipo de recuperación orientado al objetivo en todo momento.

Para los líderes de equipo resulta retador no solo el nuevo entorno altamente demandante y competitivo de la cobranza, sino la administración de equipos de trabajo multigeneracionales cuyo trabajo debe ser dirigido con alta precisión hacia el logro de los objetivos, sin perder oportunidades valiosas de recuperación, cuando se logra contacto directo con el cliente. Liderar talento multigeneracional es todo un reto, pero también una gran oportunidad para construir un equipo fuerte y equilibrado.

Y justamente la labor del líder es fundamental para tener un equipo productivo y orientado a resultados; son los líderes quienes mantienen la cohesión del mismo, con base en características muy específicas, como escuchar a los miembros del equipo, analizar las propuestas de forma crítica, aceptando críticas, potenciando las virtudes de sus subalternos y orientándolos, manteniendo un buen clima en el equipo, y reconociendo los éxitos de sus subordinados, y al mismo tiempo cargando con las culpas cuando las cosas salen mal, es decir, asumen responsabilidades y las afrontan.

Los equipos de cobranza deben enfocarse en claves básicas para realizar una gestión efectiva, como por ejemplo:

Tener actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que se representa. Es importante abordar una gestión de cobros con una actitud positiva, no solo frente al trabajo sino también frente a la organización y/o actividad que se representa.

Conocimiento de la empresa. Es importante conocer la empresa que se representa, así como de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta en mora.

Apoyarse en herramientas tecnológicas para simplificar el trabajo del equipo de cobranza. En la mayoría de las empresas la información para gestionar las cobranzas se encuentra diseminada en distintos lugares: el software contable, planillas Excel, notas en cuadernos, tareas en Outlook, etc.

Medir y mejorar las cobranzas. Todo proceso de cobranzas tiene que ser medido y mejorado permanentemente. Para ello es clave que se generen reportes en tiempo real que puedan mostrar la evolución de los principales indicadores de cobranzas.

Por tanto un Equipo de cobranza es exitoso cuando:

1) Resultados satisfacen a un cliente interno o externo.

2) Capacidad de los miembros para seguir trabajando juntos en el futuro.

3) Experiencia grupal generadora de desarrollo y bienestar personal.

4) Un equipo exitoso de cobranza no sólo está dado por la efectividad interna grupal, sino también por las redes de coordinación y comunicación con el resto de equipos de la empresa tales como Ventas, Riesgo Crediticio, Marketing, Planificación, Control de Gestión, Contabilidad, Personas y otros.

5) Utilizan las siguientes claves de éxito: involucramiento del equipo de cobranza, resaltan la necesidad de cumplir los objetivos, trabaja en base a las fortalezas de sus integrantes más que resaltar sus debilidades, es adaptativo, aplica un liderazgo transformacional, gran comunicador, con visión de futuro y por sobretodo gran inteligencia emocional.