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La cobranza preventiva es un tema de interés central y estratégico para las empresas, especialmente en un contexto como el actual, en el cual la liquidez de muchos negocios se ha visto comprometida por la crisis derivada de la pandemia.
Tener éxito con este proceso no solo te garantizará una gestión de cobranza óptima. También tiene una relación directa con la prevención de riesgos y con la estabilidad en líneas generales.
Dada la relevancia de este factor, aquí te mostraremos con precisión de qué trata, cuáles son sus objetivos y qué ventajas proporciona.
¿En qué consiste la cobranza preventiva?
Se puede decir que es el punto de partida de los procesos de cobranza. Comprende todas aquellas acciones y estrategias que se aplican antes de que una determinado estado de cuenta llegue a su fecha de vencimiento, evitando, en consecuencia, la morosidad.
En esta etapa de la cobranza, que puede comenzar desde el momento de la emisión del comprobante tributario, conlleva labores concretas como:
1. Envío inmediato del Estado de cuenta al cliente;
2. Confirmación de recepción del documento o acuse de recibo;
3. Recordatorios constantes de pago antes del vencimiento, ya sea vía correo, Mensajería instantánea, llamadas o por algún otro canal;
4. Conocimiento de la situación del cliente; si tiene problemas o si cree que podría atrasarse, pues conocer esta información puede ayudar a tomar previsiones.
Como ves, este tipo de acciones incentivan los pagos a tiempo y, sobre todo, garantizan que los retrasos no se deban a deficiencias, equivocaciones y omisiones directas de la empresa.
Cabe destacar que, para no afectar la experiencia del cliente, la cobranza preventiva debe hacerse en un tono cordial y amable. Recuerda que en este punto el usuario no ha incurrido en ningún tipo de infracción o incumplimiento.
Objetivos de la cobranza preventiva
La cobranza preventiva tiene como objetivo principal, tal como lo refleja su nombre, evitar que los clientes caigan en mora. Para lograrlo se vale de las acciones y estrategias mencionadas en el punto anterior.
Si miramos este factor con mayor profundidad, nos encontramos con que también persigue otras metas, mucho más específicas, entre estas:
1. Educar a los clientes para generar hábitos de pago;
2. Asegurar la liquidez financiera de la empresa;
3. Actualizar de forma constante la situación del cliente, así como su información en general;
4. Mantenerse al tanto de los servicios o productos comprados por el cliente;
5. Conocer situaciones irregulares con el cliente, como desconformidades con productos o servicios, por ejemplo;
6. Asegurarse de que los clientes conozcan los acuerdos de pagos y condiciones de crédito.
La idea principal de implementar la cobranza preventiva es poder anticiparse a situaciones que puedan poner en riesgo la operatividad de la empresa, al igual que descubrir algunos comportamientos en ciertos clientes que den señales de riesgo.
Ventajas de aplicar una cobranza preventiva
Son muchas las empresas, especialmente las PyMEs, que no aplican este tipo de procedimientos en su gestión de cobranza, lo cual compromete la estabilidad y la viabilidad del negocio.
En cambio, aquellas que sí toman en cuenta la cobranza preventiva disfrutan de ventajas competitivas y múltiples ventajas, como:
Detección de irregularidades a tiempo
Anticiparse a algunos hechos puede hacer una gran diferencia para la liquidez de la empresa, pues con la cobranza preventiva eres capaz de descubrir a tiempo cualquier irregularidad con los documentos tributarios emitidos, desconocimiento de las deudas, inconformidades por parte del cliente o cualquier otro aspecto que pudiera intervenir en el cumplimiento de la obligación adquirida.
En este sentido, la comunicación es uno de los elementos centrales de una gestión de cobranza efectiva y de la detección temprana de potenciales riesgos. ¡Mantente cerca de tu cliente!
Disminución de problemas de liquidez
Cuando otorgas créditos a tus clientes, siempre debes hacerlo de manera consciente, es decir, no ofrecer plazos de pago de cuentas que superen tu capacidad financiera y disponibilidad de dinero.
No olvides que tu empresa también tiene responsabilidades financieras que cumplir, y solo podrá hacerlo si recibe el dinero en los lapsos esperados.
Lógicamente, al aplicar la cobranza preventiva estarás realizando tus operaciones económicas dentro de parámetros seguros para tu negocio, fomentando el pago a tiempo y la fluidez de las relaciones financieras y comerciales.
En cambio, obviar este proceso incrementa las tasas de riesgo de manera sustancial y puede hacer de la morosidad una constante.
Segmentación de clientes
La cobranza preventiva también te ayudará a identificar a cada uno de tus clientes, clasificarlos y estar atento a sus antecedentes, para así identificar a los más riesgosos. Esto te permitirá crear estrategias de cobro personalizadas y con mayor probabilidad de éxito.
El estudio y la segmentación de la cartera de clientes te dará una base para guiarte y tomar decisiones referentes a las ventas a crédito, el establecimiento de políticas y las relaciones comerciales en general.
Además, es clave para proteger la experiencia de los usuarios más responsables y de mayor importancia estratégica, pues únicamente gestionarás de manera «intensiva» en cuanto a recordatorios y avisos a aquellos con mayor inclinación a la morosidad.
¡Genial! Ya conoces las principales ventajas de aplicar la cobranza preventiva en tu empresa, a la vez que comprendes el funcionamiento y los objetivos de este proceso estratégico.
Además de tener presente todo lo mencionado hasta ahora, para tener éxito con este elemento clave necesitas apoyarte en recursos tecnológicos que centralicen toda la información de interés para las cobranzas, como los comprobantes emitidos y la información de los clientes.
En este sentido, soluciones como los software de facturación electrónica y los sistemas de contabilidad resultan grandes aliados para los negocios.
Esta clase de recursos garantizan la rastreabilidad de las operaciones y de los potenciales flujos de dinero desde el momento en que se emite un comprobante.
