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Contactar con ventas
Una buena gestión de cobranza implica mucho más que sólo recordar que el cliente debe pagar. Es indispensable identificar las razones por las cuales no ha sido realizado, hacer algo para resolver la situación y lograr que el pago sea realizado.Un buen porcentaje de las quiebras de empresas pueden ser atribuidas a problemas financieros relacionados con el mal manejo de la cobranza. Esto resalta la importancia de su buena administración.
En este artículo, te compartiremos 6 puntos que debes de tomar en cuenta para evitar problemas con la cobranza.
Sin dinero, no hay operación
Para poder realizar sus funciones, toda empresa necesita contar con dinero disponible para la compra de insumos, mantenimiento de las instalaciones, pago de nóminas y, el factor principal, para poder seguir haciendo crecer la empresa.
Si el gerente de cobranza no realiza una gestión óptima para recuperar el dinero de las ventas, en cualquier momento se tendrá que utilizar dinero de las reservas o buscar un apoyo financiero externo para continuar operando.
La gestión de cobranza inicia con establecer una política de crédito óptima. Esta política tiene que aprobarse y cumplirse por todos en la organización.
6 prácticas que todo gerente de cobranza debe tener siempre presentes
1.- Evaluar la situación financiera y el historial crediticio de cada cliente
Existen diversas maneras para conocer el antecedente crediticio de un cliente:
Referencias bancarias
En este punto, se debe pedir al cliente entregar un reporte detallado de su banco, dando referencias de su comportamiento financiero. Aunque este tipo de referencia se obtiene de manera fácil y rápida, se debe tener en cuenta que la institución financiera que la gira tiene la obligación de proteger a su cliente. Por tanto, las referencias en este documento serán neutrales, evitando mencionar problemas existentes con su afiliado.
Referencias comerciales
Esta se obtiene de otras empresas con las que el usuario haya colaborado. Puede ser un poco difícil obtener una referencia escrita, pero puedes realizar llamadas telefónicas a alguno de los contactos en la empresa y obtener una referencia informal.
Estados financieros
Una alternativa es solicitar a la persona los estados financieros más recientes, para conocer su posición financiera y el nivel de deudas en el que se encuentra. En muchos casos, esta información puede conseguirse de forma pública. Si la solicitas de manera directa, recuerda asegurar que se encuentren auditados, ya que esto te dará mayor certeza de la veracidad de los datos en el documento.
En todo caso, es muy importante la seriedad del asunto y conocer muy bien al prospecto. No caigas en la tentación de realizar una venta para asegurar la operación. Ten en cuenta que las consecuencias pueden ser fatales y tengas mil y un problemas después para recuperar el precio de tu producto o servicio.
2.- Establece con claridad las condiciones de pago
Dejar en claro las condiciones de crédito desde el inicio es un factor clave para una buena gestión de cobranzas. Uno de los hechos más frecuentes es que el cliente asume aquellas a las que se encuentra habituado o a las que más le convienen.
Por esto, debes asegurarte de dejar en claro desde el principio (y siempre por escrito) las cláusulas y condiciones del crédito que se le otorga. Los datos más relevantes a contemplar serían el plazo en que debe realizarse el pago, descuentos por pronto pago, intereses y recargos en caso de pagar fuera de la fecha límite y dejar claros los gastos en los que incurriría al usar el crédito (intereses y gastos involucrados).
3.- Establece un proceso de facturación adecuado
La demora y problemas que se atribuyen a un mal proceso de facturación son el principal motivo de un retraso en los pagos de cuentas pendientes.
Si se presentan atrasos en la emisión y entrega de la facturación una vez entregado el producto o realizado el servicio, es tiempo que corre en contra tuya. Si el cliente no recibe la facturación en tiempo y forma, no procederá a realizar el pago correspondiente y todo lo que esto abarca (registros, aprobación y planificación del pago).
Ten en cuenta que los pagos pueden tomar días (o incluso semanas y meses).
En un caso como este, aunque el cliente tuviera la intención de realizar su pago dentro de los tiempos establecidos, este tipo de demoras generarían retrasos en el proceso, por lo que es imposible culpar a tu cliente.
Así que recuerda emitir la factura en el momento debido, corrobora los datos y evita cualquier error que provoque que el cliente devuelva la factura y retrase tu pago.
4.- Revisa de manera regular el estado de tus cobranzas
Realizar una revisión detallada de las cuentas por cobrar es un factor clave para una buena gestión de cobranza. Esto te permitirá conocer de manera general los saldos pendientes, para así tomar acciones. La práctica común es revisar semanalmente tus reportes de estado, centrándote en facturas vencidas (particularmente con 20 o 30 días de caducidad).
5.- Ofrece diversos métodos de pago
Mientras más facilites al cliente la manera en que puede realizar un pago, menos problemas tendrás en la gestión de cobranza de tu empresa.
Un ejemplo: si en tu política dictas que el cliente solo puede pagar su factura en efectivo en tus oficinas o por medio de un depósito en una cuenta de determinado banco con muy pocas sucursales en la ciudad, no se la estás poniendo fácil.
Mientras más opciones le ofrezcas a tu cliente, más probable será que el pago se realice en tiempo y forma.
6.- Realiza acciones de cobranza regulares en facturas vencidas y no pagadas
Para lograr una buena gestión de cobranza es importante emitir informes sobre adeudos y cuentas pendientes. En la actualidad, un software de gestión de pago es tu mejor aliado para estar al día con los saldos pendientes y cuentas vencidas, pues podrás asignar a la herramienta la tarea de entregar informes que resuman las deudas y vencimientos de cada cuenta.
