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Mejora las llamadas de recordatorio de pago en fintech

Como director de cobranza de una financiera o fintech, es probable que una de tus responsabilidades principales sea asegurarte de que los clientes realicen sus pagos a tiempo. Una forma efectiva de hacerlo es mediante llamadas telefónicas de recordatorio de pago. En este blog, discutiremos la importancia de estas llamadas y cómo optimizarlas para lograr los mejores resultados.

Primero, hablemos de por qué las llamadas de recordatorio de pago son importantes. En primer lugar, ayudan a garantizar que los clientes realicen sus pagos a tiempo, lo que es esencial para la salud financiera de la empresa. Además, estas llamadas son una oportunidad para establecer una relación personal con el cliente y recordarles que la empresa se preocupa por su situación financiera.

Sin embargo, es importante que estas llamadas se manejen de manera adecuada para evitar generar molestia en los clientes. A continuación, te damos algunos consejos para optimizar tus llamadas de recordatorio de pago:

1. Prepara tu llamada
Antes de hacer una llamada de recordatorio de pago, asegúrate de que estás bien preparado. Revisa la información del cliente, incluyendo la cantidad adeudada, la fecha de vencimiento del pago y cualquier historial de pagos previos. También es relevante tener una idea clara de lo que quieres decir y cómo lo dirás.

2. Sé cortés y amable
Cuando hagas la llamada, asegúrate de ser cortés y amable. Comienza saludando al cliente y preguntando cómo se encuentra. Después, menciona la cantidad que adeuda y la fecha de vencimiento del pago. Sé claro y directo, pero evita sonar exigente o amenazante.

3. Escucha al cliente
Escucha con atención lo que el cliente tenga que decir. Si tiene alguna pregunta o inquietud, asegúrate de abordarla de manera clara y concisa. Es importante que el cliente se sienta escuchado y comprendido, lo que puede ayudar a reducir la tensión y la ansiedad asociadas con el pago de una deuda.

4. Ofrece opciones de pago
Si el cliente está teniendo dificultades para realizar el pago a tiempo, ofrece opciones de pago alternativas. Por ejemplo, puedes ofrecer un plan de pago a plazos o permitir que el cliente haga el pago en línea o por teléfono. Asegúrate de explicar claramente las opciones y de ayudar al cliente a seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades.

5. Confirma los próximos pasos
Antes de finalizar la llamada, asegúrate de confirmar los próximos pasos con el cliente. Esto puede incluir la fecha en que se efectuará el pago, la forma en que se realizará y cualquier otra acción que el cliente deba tomar. Ser claro y específico ayudará a evitar malentendidos y asegurará que el proceso de pago se lleve a cabo de manera eficiente.

En conclusión, las llamadas telefónicas de recordatorio de pago son una herramienta esencial para garantizar que los clientes realicen sus pagos a tiempo y para establecer una relación personal con ellos. Sin embargo, es importante manejar estas llamadas adecuadamente para evitar molestar a los clientes. Al seguir los consejos mencionados en este blog, como preparar la llamada, ser cortés y amable, escuchar al cliente, ofrecer opciones de pago y confirmar los próximos pasos, los directores de cobranza de una financiera o fintech pueden optimizar estas llamadas para lograr los mejores resultados y mantener una relación positiva con sus clientes.

Refinanciamiento de deuda: beneficios y estrategias

En el mundo de las finanzas, una de las principales preocupaciones es el riesgo de impago de las deudas. Cuando un cliente no cumple con sus obligaciones de pago, la empresa financiera puede verse afectada en su flujo de caja y su capacidad de financiar nuevas operaciones. Es por eso que, como director de cobranza, es importante conocer todas las opciones disponibles para reducir el riesgo de impago, incluyendo el ofrecimiento de refinanciamiento de deuda.

En este artículo, discutiremos los beneficios de ofrecer refinanciamiento de deuda a los clientes y cómo puede ayudar a su empresa a mejorar sus resultados.

¿Qué es el refinanciamiento de deuda?

El refinanciamiento de deuda es un proceso en el cual una empresa financiera ofrece a un cliente la oportunidad de consolidar sus deudas en un solo préstamo o crédito. Esto puede hacerse a través de una reducción de la tasa de interés o de la extensión del plazo de pago. El objetivo del refinanciamiento es reducir el costo total de la deuda para el cliente y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de impago para la empresa financiera.

¿Por qué ofrecer refinanciamiento de deuda?

El ofrecimiento de refinanciamiento de deuda puede ser beneficioso tanto para la empresa financiera como para el cliente. Algunas de las razones por las que debería considerar ofrecer refinanciamiento de deuda incluyen:s

  1. Reducción del riesgo de impago: Cuando se ofrece refinanciamiento de deuda, se le da al cliente la oportunidad de pagar menos por sus deudas y, por lo tanto, reducir el riesgo de impago. Esto se debe a que el cliente puede tener más facilidades para cumplir con sus obligaciones de pago.
  2. Fidelización de clientes: Ofrecer refinanciamiento de deuda puede ser una forma efectiva de fidelizar clientes. Al ofrecer soluciones financieras asequibles y personalizadas, puede mejorar la relación con sus clientes y generar lealtad a largo plazo.
  3. Mejora de la reputación de la empresa: Al ofrecer soluciones de refinanciamiento de deuda, su empresa puede mejorar su reputación como una empresa financiera responsable y comprometida con el bienestar financiero de sus clientes.
  4. Incremento de la rentabilidad: El refinanciamiento de deuda puede ser una forma efectiva de incrementar la rentabilidad de su empresa. Al reducir el riesgo de impago y fidelizar a los clientes, puede aumentar la rentabilidad de su cartera de préstamos.

¿Cómo implementar el refinanciamiento de deuda?

Para implementar el refinanciamiento de deuda en su empresa, es importante seguir algunos pasos clave:

  1. Identificar los clientes elegibles: Es importante identificar a los clientes que podrían beneficiarse de un refinanciamiento de deuda. Esto puede incluir a aquellos que han demostrado un historial de pago regular o aquellos que tienen una alta deuda pendiente.
  2. Analizar la situación financiera del cliente: Antes de ofrecer un refinanciamiento de deuda, es importante analizar la situación financiera del cliente. Esto incluye evaluar sus ingresos, gastos y deudas actuales para determinar cuál es la mejor solución financiera.
  3. Ofrecer opciones personalizadas: Una vez que haya identificado a los clientes elegibles y haya analizado su situación financiera, es relevante ofrecer opciones de refinanciamiento personalizadas. Esto puede incluir reducciones en las tasas de interés, extensión de los plazos de pago o consolidación de deudas.
  4. Comunicar los beneficios: Al ofrecer refinanciamiento de deuda, es valioso comunicar claramente los beneficios para el cliente. Esto puede incluir reducciones en los pagos mensuales, ahorros en los costos totales de la deuda y una reducción en el riesgo de impago.
  5. Gestionar la transición: Cuando se implementa un refinanciamiento de deuda, es fundamental gestionar la transición de manera efectiva. Esto incluye asegurarse de que el cliente entienda las nuevas condiciones del préstamo y que se realice la transferencia de la deuda de manera efectiva.

Ofrecer refinanciamiento de deuda puede ser una estrategia efectiva para reducir el riesgo de impago, fidelizar clientes, mejorar la reputación de su empresa y aumentar la rentabilidad de su cartera de préstamos. Al seguir algunos pasos clave, como identificar a los clientes elegibles, analizar su situación financiera y ofrecer opciones personalizadas, puede implementar el refinanciamiento de deuda de manera efectiva y mejorar los resultados de su empresa financiera.

Pros y contras de agencias de cobranza

El uso de agencias de cobranza externas puede ser una estrategia efectiva para reducir el riesgo de impago y mejorar los resultados de su empresa financiera. Sin embargo, también puede ser una decisión delicada que requiere una cuidadosa consideración y planificación. En este artículo, exploraremos los pros y contras del uso de agencias de cobranza externas y ofreceremos algunas mejores prácticas para ayudarle a tomar una decisión informada.

Pros del uso de agencias de cobranza externas

  1. Experiencia y conocimiento especializado: Las agencias de cobranza externas se especializan en recuperar deudas y tienen experiencia y conocimientos especializados en el proceso de cobro. Pueden proporcionar soluciones y estrategias personalizadas para su empresa financiera y ayudarle a recuperar las deudas de manera efectiva.
  2. Ahorro de tiempo y recursos: Externalizar la cobranza puede ahorrar tiempo y recursos internos en su empresa financiera. En lugar de invertir tiempo y recursos en la recuperación de deudas, su equipo puede centrarse en otras actividades importantes de la empresa, como la adquisición de nuevos clientes y la gestión de la cartera existente.
  3. Mejora en el flujo de efectivo: El uso de agencias de cobranza externas puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo de su empresa financiera. Al recuperar deudas más rápidamente, su empresa puede mejorar su posición financiera y reducir el riesgo de impago.
  4. Mejora en la imagen de la empresa: Utilizar una agencia de cobranza externa puede mejorar la imagen de su empresa financiera. Las agencias de cobranza son vistas como imparciales y profesionales en la recuperación de deudas, lo que puede mejorar la percepción de su empresa entre los clientes.

Contras del uso de agencias de cobranza externas

  1. Costo adicional: El uso de agencias de cobranza externas puede ser costoso para su empresa financiera. Las agencias suelen cobrar una tarifa porcentual de la cantidad recuperada o una tarifa fija por cada caso que manejan.
  2. Pérdida de control: Externalizar la cobranza también significa perder parte del control sobre el proceso de recuperación de deudas. Su empresa financiera tendrá que confiar en la agencia de cobranza para realizar la recuperación de deudas de manera efectiva y profesional.
  3. Riesgo reputacional: La utilización de una agencia de cobranza externa también puede conllevar un riesgo reputacional. Si la agencia utiliza prácticas de cobranza agresivas o poco éticas, esto puede dañar la reputación de su empresa financiera.

Mejores prácticas para utilizar agencias de cobranza externas

  1. Selección cuidadosa: Seleccione cuidadosamente la agencia de cobranza externa que utilizará su empresa financiera. Investigue sus antecedentes y reputación en el mercado, y asegúrese de que se ajusten a las regulaciones y leyes aplicables.
  2. Establezca expectativas claras: Antes de externalizar la cobranza, establezca expectativas claras con la agencia de cobranza externa. Asegúrese de que comprendan sus objetivos y requisitos y establezca plazos y entregables claros.
  3. Monitoree el proceso: Monitoree el proceso de recuperación de deudas y mantenga una comunicación abierta con la agencia de cobranza externa. Establezca métricas y KPIs claros para evaluar el desempeño de la agencia y asegúrese de que estén cumpliendo con sus expectativas.
  4. Sea transparente con sus clientes: Sea transparente con sus clientes sobre su proceso de cobranza y la utilización de una agencia de cobranza externa. Comunique de manera clara y efectiva con los clientes para evitar cualquier confusión o malentendido.
  5. Asegúrese de cumplir con las regulaciones y leyes: Asegúrese de que su empresa financiera y la agencia de cobranza externa cumplan con las regulaciones y leyes aplicables en cuanto a la recuperación de deudas y el tratamiento de los clientes.

En resumen, el uso de agencias de cobranza externas puede ser una estrategia efectiva para mejorar los resultados de su empresa financiera en términos de recuperación de deudas y flujo de efectivo. Sin embargo, también puede conllevar riesgos y costos adicionales. Al seleccionar una agencia de cobranza externa y establecer expectativas claras, puede minimizar los riesgos y maximizar los beneficios del uso de agencias de cobranza externas. Monitorear el proceso y mantener una comunicación abierta con la agencia de cobranza externa y los clientes también son factores importantes para el éxito en la utilización de agencias de cobranza externas.

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Mejore su cobranza con descuentos anticipados

Uno de los mayores retos que enfrenta cualquier financiera o fintech es garantizar el pago de sus préstamos y créditos. Para ello, es fundamental contar con un sólido sistema de cobranza que permita maximizar el recupero de la deuda. Una de las estrategias más efectivas en este sentido es la implementación de descuentos por pago anticipado.

En este artículo, vamos a profundizar en los beneficios de los descuentos por pago anticipado y cómo pueden ayudar a su empresa a mejorar sus resultados.

¿Qué son los descuentos por pago anticipado?

Los descuentos por pago anticipado son incentivos que ofrecen las financieras a sus clientes para que paguen su deuda antes de la fecha de vencimiento. Estos descuentos suelen ser un porcentaje del valor total de la deuda o una cantidad fija. Los descuentos por pago anticipado son una estrategia efectiva para fomentar la puntualidad en el pago y reducir el riesgo de impago. Además, también pueden ser una forma de mejorar la relación con el cliente, ya que le ofrece un incentivo para pagar antes de la fecha de vencimiento.

¿Por qué ofrecer descuentos por pago anticipado?

Ofrecer descuentos por pago anticipado puede traer varios beneficios para su empresa, incluyendo:

1. Reducción del riesgo de impago: Cuando un cliente paga anticipadamente, se reduce significativamente el riesgo de impago. Esto se debe a que el cliente ha demostrado su compromiso con el pago de la deuda y ha cumplido con su obligación antes de la fecha de vencimiento.

2. Mejora del flujo de caja: El pago anticipado puede mejorar significativamente el flujo de caja de su empresa. Al recibir los pagos antes de la fecha de vencimiento, se libera capital que se puede utilizar para financiar nuevas operaciones.

3. Ahorro de tiempo y recursos: Los pagos anticipados reducen la cantidad de tiempo y recursos que se dedican a la gestión de cobranza. Esto se traduce en una reducción de los costos operativos de su empresa.

4. Fidelización de clientes: Los descuentos por pago anticipado pueden mejorar la relación con el cliente y fomentar la lealtad a largo plazo. Los clientes que reciben incentivos para pagar antes de la fecha de vencimiento son más propensos a repetir la experiencia en el futuro.

¿Cómo implementar descuentos por pago anticipado?

Para implementar descuentos por pago anticipado en su empresa, es importante seguir algunos pasos clave:

1. Definir la política de descuentos: Es importante definir una política clara de descuentos por pago anticipado. Esto incluye el porcentaje de descuento que se ofrecerá, el plazo para el pago anticipado y los criterios para determinar la elegibilidad del cliente.

2. Comunicar la política de descuentos: Es relevante comunicar claramente la política de descuentos a los clientes. Esto puede incluir la inclusión de información en la página web de su empresa, el envío de correos electrónicos y la inclusión de la información en los contratos de préstamo.

3. Realizar un seguimiento de los pagos anticipados: Es fundamental realizar un seguimiento de los pagos anticipados para evaluar la efectividad de la estrategia. Esto puede incluir la medición del porcentaje de pagos anticipados recibidos, el impacto en el flujo de caja y la reducción del riesgo de impago.

4. Evaluar y ajustar la política de descuentos: Es considerable evaluar regularmente la política de descuentos por pago anticipado para determinar su efectividad y realizar ajustes si es necesario. Esto puede incluir cambios en el porcentaje de descuento, el plazo para el pago anticipado y los criterios de elegibilidad.

En conclusión, los descuentos por pago anticipado son una estrategia efectiva para fomentar la puntualidad en el pago, reducir el riesgo de impago y mejorar la relación con el cliente. Implementar una política de descuentos clara y comunicarla a los clientes puede traer beneficios significativos para su empresa, incluyendo una mejora del flujo de caja, ahorro de tiempo y recursos, fidelización de clientes y reducción del riesgo de impago.

Recuerde que para obtener el máximo beneficio de los descuentos por pago anticipado, es importante ejecutar un seguimiento y evaluación constante de su efectividad. Con una estrategia clara y un compromiso firme, los descuentos por pago anticipado pueden ser una herramienta valiosa en la gestión de cobranza de su empresa

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Mejora la tasa de pagos a tiempo con correos efectivos

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas financieras y fintechs es el cobro de pagos a tiempo. En un mundo cada vez más digital, enviar correos electrónicos con información de pago se ha convertido en una de las formas más eficientes de realizar cobros de manera rápida y efectiva. Sin embargo, para que estos correos electrónicos sean realmente efectivos, es importante tener en cuenta algunos aspectos clave. En este blog, hablaremos sobre cómo enviar correos electrónicos con información de pago que sean efectivos para los clientes y que puedan mejorar la tasa de pagos a tiempo

1. Personaliza el correo electrónico
Es importante que el correo electrónico sea personalizado y tenga un tono cordial. Los clientes deben sentir que están siendo tratados de manera individual y que su situación se está tomando en cuenta. Para personalizar el correo, es recomendable utilizar el nombre del cliente en el saludo, y hacer una breve introducción que haga referencia a su cuenta o a la razón del correo electrónico.

2. Sé claro y conciso
El correo electrónico debe ser claro y conciso. No hay que dar demasiada información que pueda abrumar al cliente, pero tampoco se debe omitir información importante. Es recomendable incluir los detalles del pago, la fecha límite para el pago y las consecuencias de no hacer el pago a tiempo.

3. Utiliza un diseño atractivo
Un diseño atractivo puede hacer que el correo electrónico se destaque y sea más efectivo. Es relevante usar una plantilla de correo electrónico atractiva y que esté en línea con la imagen de la empresa. Además, se deben incluir imágenes y gráficos que ayuden a explicar el contenido del correo electrónico.

4. Ofrece opciones de pago
Es considerable ofrecer varias opciones de pago para que el cliente pueda elegir la que mejor se adapte a su situación. Es recomendable incluir un enlace que lleve al cliente a una página de pago donde pueda elegir la opción de pago que desee. Además, se deben incluir instrucciones claras sobre cómo hacer el pago y qué información se necesita para hacerlo.

5. Sé constante en el seguimiento
Es importante ser constante en el seguimiento de los correos electrónicos de pago. Se pueden enviar recordatorios con frecuencia antes de la fecha límite de pago, pero siempre manteniendo un tono cordial y respetuoso. Además, se pueden incluir opciones adicionales para contactar a la empresa en caso de tener dudas o problemas con el pago.

En resumen, el envío de correos electrónicos con información de pago puede ser una herramienta efectiva para cobrar a tiempo. Para lograr un correo electrónico efectivo, es fundamental personalizarlo, ser claro y conciso, utilizar un diseño atractivo, ofrecer opciones de pago y ser constante en el seguimiento. Si se implementan estas recomendaciones, se puede mejorar la tasa de pagos a tiempo y tener un proceso de cobro más eficiente.

Recuerde que el envío de correos electrónicos efectivos puede mejorar la relación con los clientes y la tasa de pagos a tiempo, lo que se traduce en una mejora en la salud financiera de la empresa. Además, es importante tener en cuenta que los clientes valoran la comunicación clara y personalizada, por lo que el envío de correos electrónicos efectivos puede ayudar a fomentar una relación más sólida y duradera entre la empresa y el cliente.

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Consejos y precauciones sobre el embargo de bienes

El embargo de bienes es un tema delicado en el mundo de las finanzas y la recuperación de deudas. Para los directores de cobranza de empresas financieras y fintechs, es importante comprender los aspectos legales y prácticos del embargo de bienes en caso de incumplimiento de pago.

En este artículo, exploraremos los detalles del embargo de bienes y cómo puede afectar a las empresas financieras y fintechs. También ofreceremos consejos sobre cómo proceder en caso de tener que emprender acciones de embargo de bienes.

¿Qué es el embargo de bienes?

El embargo de bienes es un proceso legal en el cual un acreedor tiene la autoridad para confiscar los bienes de un deudor para satisfacer una deuda pendiente. El embargo de bienes es un último recurso utilizado por los acreedores después de que se hayan agotado otras opciones de recuperación de deudas.

En muchos casos, un embargo de bienes implica el uso de un oficial de justicia o una agencia de cobranza para confiscar los bienes del deudor. Estos bienes pueden incluir automóviles, propiedades, cuentas bancarias y otros activos.

¿Cuándo se puede utilizar el embargo de bienes?

El embargo de bienes es una medida extrema y no se puede utilizar en todos los casos. Las empresas financieras y fintechs deben seguir un proceso legal riguroso antes de recurrir al embargo de bienes.

Para que se permita un embargo de bienes, el acreedor debe obtener una orden judicial. Esto implica presentar una demanda ante un tribunal y demostrar que se ha realizado una solicitud de pago y que el deudor ha incumplido. El tribunal evaluará la evidencia presentada y tomará una decisión sobre si el embargo de bienes es una medida apropiada.

En algunos casos, la ley permite el embargo de bienes sin una orden judicial previa, como en el caso de deudas fiscales o de manutención de menores.

¿Cómo afecta el embargo de bienes a las empresas financieras y fintechs?

El embargo de bienes puede tener un impacto significativo en las empresas financieras y fintechs. Si bien el embargo de bienes puede resultar en la recuperación de la deuda pendiente, también puede tener implicaciones negativas en la imagen de la empresa y en la relación con el cliente.

El embargo de bienes puede dañar la reputación de una empresa financiera o fintech. Los clientes pueden sentir que la empresa ha actuado de manera injusta y pueden compartir su experiencia negativa con otros. Esto puede tener un impacto en la percepción de la empresa por parte del público y, potencialmente, en su capacidad para atraer nuevos clientes.

Además, el embargo de bienes puede generar costos adicionales para la empresa. Esto puede incluir los honorarios legales y los costos asociados con la confiscación y venta de bienes del deudor.

Consejos para lidiar con el embargo de bienes

Si su empresa financiera o fintech necesita emprender acciones de embargo de bienes, aquí hay algunos consejos para hacer frente a esta situación de manera efectiva:

  1. Siga el proceso legal: Asegúrese de seguir el proceso legal adecuado para el embargo de bienes. Si no se sigue el proceso adecuado, se pueden presentar demandas contra la empresa, lo que podría resultar en costos y daños a la reputación
  2. Comuníquese con el deudor: Antes de recurrir al embargo de bienes, es importante intentar establecer una comunicación efectiva con el deudor. Esto puede incluir la oferta de opciones de pago alternativas y la negociación de un plan de pago a largo plazo.
  3. Sea transparente: Asegúrese de ser transparente con el deudor sobre los posibles resultados del incumplimiento de pago. Si el embargo de bienes es una posibilidad, hágalo saber al deudor de manera clara y directa.
  4. Trabaje con una agencia de cobranza externa confiable: Si decide utilizar una agencia de cobranza externa, asegúrese de trabajar con una agencia confiable y profesional. Esta agencia debe seguir todas las leyes y regulaciones aplicables y ser transparente en su enfoque.
  5. Considere otras opciones de recuperación de deudas: El embargo de bienes no es la única opción para recuperar deudas. Es posible que existan otras opciones, como el refinanciamiento de deudas, la venta de deudas a terceros o la negociación de acuerdos de pago con el deudor.

En resumen, el embargo de bienes es una medida extrema que solo debe utilizarse después de haber agotado todas las demás opciones de recuperación de deudas. Si decide recurrir al embargo de bienes, asegúrese de seguir el proceso legal adecuado y ser transparente con el deudor en todo momento. Además, considere trabajar con una agencia de cobranza externa confiable y considere otras opciones de recuperación de deudas si es posible. Con estas prácticas, las empresas financieras y fintechs pueden manejar con éxito el proceso de embargo de bienes mientras minimizan los costos y los riesgos para la reputación de la empresa.

¿Qué es la Cobranza?

De acuerdo con el C.P. Benjamín Calderón Bandera, catedrático de la UAM Iztapalapa, en un artículo realizado para el Centro de Estudios Fiscales, dice que la cobranza consiste en la recuperación de los créditos otorgados previamente por una empresa, regularmente industrial, comercial, financiera, o prestadora de servicio, actividad que se realiza en México y en todos los países del mundo.

En otras palabras, es el acto o procedimiento a través del cual se consigue la contraprestación por un bien o servicio o la cancelación de una deuda. En ese sentido, la cobranza puede darse antes, durante o después de recibir el bien o servicio solicitado; el cobro que se realiza antes se le denomina como adelantado.

Por otro lado, la cobranza también se hace sobre un financiamiento otorgado; en este caso, quien debe cobrar es la entidad financiera o el respectivo acreedor.

Existen tres tipos de cobranza:

  • Cobranza formal: Cuando la entidad acreedora gestiona internamente, con su propio equipo y recursos, la recuperación de la deuda.
  • Cobranza judicial: Cuando se recurre al Poder Judicial para exigir la cancelación de la deuda mediante un juicio. El acreedor debe contratar un abogado o equipo legal y debe además pagar los gastos propios del proceso.
  • Cobranza extrajudicial: Cuando el acreedor busca la recuperación de la deuda sin necesidad de llevar al deudor a un juicio; por ejemplo, cuando se contrata a una empresa de cobranzas.

¿CÓMO CREAR UN EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO PARA LA COBRANZA?

Los equipos de alto rendimientoson mucho más que una suma de personas; son grupos integrados que trabajan para conseguir objetivos empresariales y no dependen al 100 % de un jefe que les diga lo que tienen que hacer en cada momento. Su vocación va orientada a conseguir los resultados para los que se ha diseñado dicho grupo.

Un equipo de cobranza es un conjunto de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común y compartida, donde cada uno de los colaboradores se beneficia del esfuerzo, conocimiento, experiencia y apoyo de los demás miembros del equipo. Dicho trabajo en conjunto lleva a tener una mayor productividad, tanto individual como grupal.

Para crear equipos de alto rendimiento en la cobranza, en primera instancia se debe formar y liderar grupos que trabajen por los objetivos de la empresa. Asimismo, es necesario promover esta forma de organización enfocada a lograr metas y desempeñar funciones precisas y de manera eficaz, lo cual requiere de conocimientos en liderazgo y una visión integral que ayude a cada miembro del equipo a sacar lo mejor de sí mismo.

Un equipo de cobranza está constituido por personal que representa, cada uno, a una parte fundamental, donde los integrantes deben compartir una misión, visión y valores estratégicos; debe poseer cualidades, características, roles y capacidades individuales, pero complementarias, con los otros cobradores; asimismo, deben estar comprometidos con los objetivos comunes, explícitos y medibles, que asuman la responsabilidad por su trabajo, cumplan con una metodología, estándares y sinergias para obtener mejores resultados y alcancen, mediante un esfuerzo coordinado, los objetivos corporativos de cobranza.

Para llegar a esto, es necesario buscar un perfil de cada colaborador, quien debe sobresalir por su perseverancia, mostrar rigor en lo que hace, tener eficiencia, disposición, inteligencia relacional, creatividad, automotivación, actitud positiva, proactividad, honestidad, capacidad y disposición de aprendizaje, conocimiento de sus funciones y roles, participar con humor y destacar por poseer un alto coeficiente de adversidad.

Con base en lo anterior, podremos realizar la definición de roles, habiendo elegido a los miembros del equipo entre personas de talento y con habilidades necesarias para llevar a cabo los objetivos

Por otra parte, uno de los aspectos que distingue a un equipo de alto rendimiento es su alto grado de autonomía, para estar en condiciones de tomar decisiones y cuente con cierta independencia porque cada uno de los miembros debe ser consciente de qué es bueno para lograr los objetivos y qué no lo es.

Otro aspecto fundamental en los equipos de alto rendimiento es la comunicación, porque existe un conocimiento compartido que debe pasar de unos a otros. Ninguno de los miembros tiene absolutamente todo lo necesario para desarrollar sus funciones, necesita el apoyo de los demás. De igual forma, tener una visión global de los objetivos, funciones y roles que cada uno desempeña es altamente conveniente y ayuda a obtener los resultados deseados.

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¿MAYOR PENETRACIÓN EN LA COBRANZA ES IGUAL A MAYOR RECUPERACIÓN? 

Existe la creencia generalizada de que mientras mayor penetración en la cobranza, mayor será la recuperación; sin embargo, antes de esto, es conveniente considerar que los proceso de cobranza deben plasmar claramente cómo debemos responder o reaccionar en cada caso, qué está permitido y qué no lo está; es necesario saber quién será el responsable de atender a cada cliente y en qué momento tendrá que atenderlo el jefe directo; definir también si existen descuentos, intereses, quitas, o si aceptamos daciones en pago, si se aceptan pagos en otras divisas, si habrá cargos por aceptar pago en especie, e incluso temas tan sencillos como definir si podemos aceptar o no pagos en efectivo. 

Vemos que existen muchas variantes que analizar y adaptar al área, tomando como base las políticas y valores principales de la empresa. Una vez que contamos con los lineamientos y tenemos claras las limitantes y alcances de cada posición dentro de la organización, habrá que revisar los procesos para cada actividad y establecer la forma de acercamiento con el deudor, aprovechando las herramientas digitales y determinando qué táctica es más efectiva con cada uno.

En los últimos años, los hábitos de los consumidores han cambiado y, tanto la contactabilidad como la omnicanalidad son aspectos cruciales que refuerzan la relación con los clientes. Alcanzar ambas debería ser una de las tareas primordiales para todas las empresas que pretendan tener mayor penetración con sus clientes. 

En ese contexto, actualmente las herramientas digitales son un gran medio para realizar la penetración de forma sistemática y efectiva; existen desde los mensajes SMS, WhatsApp, correo electrónico, hasta el uso de Inteligencia Artificial, herramientas efectivas y personalizables, ya que podemos elegir cuál utilizar para cada cliente; hay quienes prefieren los mensajes vía WhatsApp, y es el medio que más utilizan para comunicarse y recibir información.

No obstante, hay que cuidar la frecuencia con la que se contacta a cada deudor, ya que según una investigación realizada por GetApp Lab, el 46.4 % de las personas que recibe demasiados correos electrónicos se da de baja; por esta razón, debemos ser cautelosos en la forma y frecuencia de acercarnos a los clientes, para obtener los resultados deseados y no hacer que se sientan aturdidos o asediados.

En el caso de otros canales como Facebook, la situación de molestia podría ser muy parecida, por lo cual resulta imprescindible para las empresas que manejan grandes cantidades de bases de datos, establecer estrategias al respecto.

¿COMO HACER UNA CLASIFICACIÓN DE CARTERA DE COBRANZA EXITOSA?

Uno de los primeros pasos para poder realizar el proceso de gestión de cobranzas es realizar la segmentación de clientes de la cartera de cobranzas, de acuerdo con características comunes; se puede segmentar la cartera de cobranza por varios criterios objetivos como puede ser días de mora, rango de mora, zona del cliente, productos adquiridos y otros descriptores de los datos.

Hasta hace poco, los segmentos en las técnicas de cobranza se definían con base en el tiempo de morosidad y el número de pagos vencidos; sin embargo, con dichos criterios no se estaban teniendo buenos resultados, de tal manera que se rediseñaron estos segmentos, y hoy deben estar basados en el costode gestión de la cuenta y la probabilidad de pago.

Así, las empresas deben responder a esto con buenas estrategias, como reestructuración de deuda, reducciones a la línea de crédito, e intensificación en la comunicación con el cliente, para que las empresas eviten que sus mejores clientes formen parte de la cartera vencida.

Definir cartera de cobranza eficiente se basa en un proceso ordenado de pasos o etapas que deberá ajustarse a cada tipo de empresa, industria e incluso país, ya que no todas las empresas son iguales y los morosos tampoco.

Por eso, lo más recomendable es recopilar información de cada caso, para identificar más rápido con qué tipo de cliente moroso se está tratando. Para clasificar a un cliente moroso y colocarlo dentro de una categoría, es necesario realizar un análisis, incluyendo las siguientes preguntas:

  • ¿El deudor tiene la voluntad de pagar?
  • ¿Está en condiciones de pagar?
  • ¿Sabe que debe de pagar?
  • ¿Tiene una razón válida para no realizar el pago y mantener la morosidad?

Las estrategias de cobranza se definen entonces a partir de una adecuada segmentación de la cartera y el direccionamiento preciso de las acciones de cobranza con cada cliente o deudor. En este sentido, las empresas deben contar con una estructura confiable para la administración de la cartera.

5 TIPS PARA EVALUAR UNA CARTERA DE COBRANZA

Aunado al punto anterior, a continuación, definiremos 5 tipos de morosos, los cuales, una vez perfectamente identificados, sirven para realizar la clasificación de la cartera de cobranza y definir cuál es el mejor acercamiento con cada uno para tener mayores probabilidades de éxito:

  1. Morosos fortuitos. Quieren, pero no pueden. Son aquellos que no pueden pagar sus deudas en las fechas establecidas porque no tienen liquidez ni otro medio de pago. A este tipo de clientes se les puede alargar los plazos límite, ya que es seguro que van a cumplir con su obligación si se les concede tiempo y facilidades de pago.
  2. Morosos intencionales. Pueden, pero no quieren. Son los deudores que pueden pagar la deuda, pero que no quieren hacerlo. Se aprovechan de la buena disposición de sus acreedores para retrasar el pago. Algunos de ellos terminan pagando después de un periodo largo, pero otros nunca pagan.
  3. Morosos negligentes. Pueden, pero no les interesa hacerlo. Son aquellos clientes morosos que no muestran ninguna intención ni siquiera de saber cuánto deben. Utilizan su liquidez para otros gastos en lugar de saldar sus deudas.
  4. Morosos circunstanciales. Pueden y lo harán una vez que resuelvan su conflicto. Son los clientes que bloquean voluntariamente el pago al producirse un error o falla en los productos o servicios adquiridos; sin embargo, estos clientes morosos pagan una vez que se soluciona el inconveniente.
  5. Morosos despreocupados. Quieren y pueden, pero no saben cuándo deben hacerlo. Son los clientes que ni saben que tienen un saldo pendiente. Estos morosos tienen voluntad de pagar, pero como son desorganizados, olvidan sus obligaciones financieras.

3 ESTRATEGIAS DE ÉXITO PARA UTILIZAR AGENCIAS EXTERNAS PARA LA COBRANZA

Las agencias de cobranza externas ayudan a los bancos y financieras a negociar y reestructurar créditos, préstamos o financiamientos de los deudores, realizando una labor intermedia entre las autoridades bancarias y el deudor; no obstante, en el momento en el que se tiene que decidir si contratar una agencia externa para la cobranza, se debe evaluar varios factores y luego definir estrategias de acuerdo con el análisis.

Entre los principales factores a evaluar para decidir contratar una agencia externa de cobranza, están los siguientes:

  • Eficiencia: Las agencias de cobranza pueden ayudar a bajar en los costos legales y otros tipos de gastos en que se incurren al tratar de recuperar sus cuentas internamente.
  • Llegar a lugares donde es muy costoso llegar:  Al contratar una agencia de cobranza permite llegar a lugares donde la agencia tiene cobertura y su empresa no llega a esos lugares físicamente, pero sí tiene clientes en esas zonas, la cual le sería muy costoso llegar a esos domicilios.
  • No ha podido tener contacto a través de teléfono con los clientes o por ningún medio digital.

Una vez identificados los factores, como mejorar la eficiencia, cobertura y falta de contacto con los prospectos, se tienen que definir las estrategias a seguir, para lo cual mencionamos a continuación 3 estrategias de éxito para llevar a cabo:

  1. Estrategia omnicanal. Es el conjunto de herramientas que se utiliza para llegar a los clientes, así como la forma de aprovecharlas en el día a día para hacer más dinámica la comunicación y la interacción con ellos, de manera homogénea.
    Por ejemplo, cuando inicia el proceso de originación de crédito tal vez sea necesario validar el teléfono, email de la persona que solicita el crédito y utilizar canales de mensajes de texto o de email para hacer estas verificaciones, así se asegura que exista el email y el teléfono del cliente y efectivamente sea del solicitante, con esto se valida que, si esta cuenta entra en mora, va a ser localizable por estos canales validados.
  2. Dar opciones de pago a plazos o dación de pago para que la agencia tenga rango de negociación. Una de las herramientas de negociación cuando se identifica que la persona está teniendo dificultades para realizar el pago, pero manifiesta claramente la voluntad de pagar, se puede llegar a un acuerdo de pagar en plazos para cubrir la deuda.
    Por ejemplo, dividir la deuda en 3 plazos quincenales de acuerdo con la negociación con el deudor de parte del gestor; deben estar claros los pagos y las condiciones de incumplimiento de esas promesas de pago.
  3. Validar domicilios desde la originación y mantener actualizados los datos a lo largo de la vida del cliente. Uno de los principales problemas en la cobranza es cuando nos damos cuenta de que no podemos encontrar al deudor en el domicilio y esto surge principalmente por que la persona ya no vive ahí o nunca vivió ahí o la captura del domicilio en el sistema es incorrecto, y esta señal se ve claramente en cuentas morosas con bajo porcentaje de contacto.
    Lo primero que debe validarse son el teléfono y el email, segundo el domicilio de la persona que le vamos a otorgar un crédito y asegurarnos que los datos del domicilio estén correctos (preferentemente que tengan una geolocalización), de esta manera vamos a disminuir el riesgo de no localizar a estos acreditados en el caso que se conviertan en una cuenta morosa.

¿EN QUÉ MOMENTO SE UTILIZAN LAS VISITAS A DOMICILIO EN LA COBRANZA?

Para efectuar el cobro de una deuda existen diversos medios de acercamiento, ya sea ponerse en contacto con el deudor, por escrito, por teléfono, correo, mensajes SMS o WhatsApp, para pedirle que liquide la deuda. En esta fase se escucha las razones de la falta de pago y se ofrece asesoramiento, con base en en la situación del deudor. Posteriormente, se le puede sugerir métodos alternativos de pago.

Es altamente efectivo mantener un registro detallado de lo que se ha acordado, mediante una base de datos informática.

Si no se recibe el pago, un cobrador puede acudir al domicilio del deudor, siempre respetando las disposiciones legales, aplicables de la materia. El cobrador de deudas solo debe iniciar procedimientos legales como último recurso, y en este caso, acudir a los tribunales.

En ocasiones, si no es posible el pago de la deuda mediante cantidades de dinero establecidas, puede ser necesario la entrega de artículos y bienes a cambio de saldar la deuda. Para ello, se tendrá en cuenta todos los procesos legales para la obtención de dichos bienes y materiales, además de valorar si la cuantía obtenida corresponde al pago parcial o total de la deuda.

Una vez se efectúa el pago, se entrega al deudor un registro de conformidad de liquidación de la cantidad pendiente y, si es preciso, se requerirá la firma para el comprobante.

¿QUÉ SIGNIFICA UNA VISITA DE COBRANZA EXITOSA?

Las visitas para realizar la cobranza son importantes en el proceso de recuperación de deudas; sin embargo, para que sean exitosas debe estar enfocadas y ser de calidad. Si solamente enviamos personas a notificar (dejar un requerimiento de pago en la puerta) no será suficiente.

Hay que definir muy bien, acorde a cada portafolio y producto, a qué clientes hay que visitar (montos altos, riesgo alto) y a cuáles no (riesgo menor, geográficamente lejos).

Además, hay que digitalizar la cobranza presencial con aplicaciones de asignación de visitas, programación de rutas, monitoreo de gestiones y resultados en línea para potencializar el impacto de la cobranza presencial.

Todos estos factores se deben tomar en consideración para que, finalmente, tengamos una visita de cobranza exitosa, por medio de la cual consigamos mover, tocar e influir al deudor, para que, por medio de una acción decidida, realice su pago respectivo.

CÓMO MEJORAR EL PROCESO DE COBRANZA

El proceso de cobranza no solo busca la rentabilidad mediante el cobro de dinero considerado como perdido, es un proceso estratégico en donde se analiza de manera continua la situación del deudor con el fin de definir la estrategia de cobro adecuada para él.

Un aspecto importante consiste en que el cliente no debe percibir un contacto de cobranza como una mala relación con la empresa que realiza el cobro, sino que debe entenderlo como parte de un procedimiento habitual, no ocasional, que con el tiempo generará en él una cultura de pago.

Como se ha mencionado previamente, es indispensable la segmentación de las listas de contacto, analizar estratégicamente cada una de ellas y ejecutar acciones específicas, dependiendo del tipo de cliente y monitorizando los resultados en cada caso.

La estrategia también debe incluir la forma en que se realizará el contacto para llegar a un mayor número de clientes con el menor costo posible, llevando al máximo la probabilidad de recuperación de la deuda. 

Los objetivos principales en los procesos de gestión de cobranzas deben ser: aumentar la productividad, mantener bajos costos y retener al cliente con contactos de calidad.

Y justamente, incrementar la productividad es uno de los mayores retos en el proceso de cobranza. De la capacidad de recuperación de la cartera morosa que se tenga, dependerá en definitiva el éxito del proceso de cobro.

A continuación, se mencionan 5 estrategias para mejorar el proceso de cobranza:

Enviar facturas de inmediato. Cuando no se expiden las facturas inmediatamente se genera un retraso en los pagos y provoca que los clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para pagar.

Dar seguimiento. Es importante dar un seguimiento constante a los clientes que han presentado algún atraso en sus pagos, por ello es conveniente asignar a alguien responsable para vigilar todo el proceso de cobranza.

Definir una política de crédito y cobranza. Es importante establecer desde el principio las políticas de pago, tiempos, proceso de seguimiento y consecuencias en caso de que el cliente se demore con el pago.

Dar opciones de pago. Ofrecer al cliente variedad de formas de pago (efectivo, cheque, transferencia, etc.), esto evitará excusas y facilitará la cobranza.

Contar con un registro actualizado. Armar un calendario de cobranzas con la información necesaria actualizada, como número de factura, monto, plazo, contacto, etc.

INDICADORES CLAVE PARA EL DESEMPEÑO DE LA COBRANZA EN 2021

Para ser eficientes en cobranza, la asignación correcta de los recursos es esencial. Los cobradores son un recurso muy importante dentro de una operación de cobranzas. Las habilidades de los cobradores deben estar alineadas con las características de las cuentas que van a gestionar; por ejemplo, cuentas con baja probabilidad de recuperación pueden ser gestionadas por cobradores con grandes habilidades de negociación, con excelente manejo del cliente; cuentas con alta probabilidad de recuperación, pueden ser gestionadas por cobradores con poca experiencia.

Aunado a lo anterior, al medir ciertos indicadores de cobranzas se conseguirá, no solo entender qué tan bien (o mal) está la empresa en ese aspecto, sino que también, identificar las posibles áreas de mejora. 

La utilidad de un indicador es ayudar a tomar decisiones continuamente, basadas en la mejor información posible; para ello es importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real y con muy poco esfuerzo. 

Con base en lo anterior, los principales indicadores de la eficiencia en la cobranza son los siguientes:

  1. Plazo promedio de cobranzas. Este indicador mide el promedio de días que transcurren entre la fecha de emisión de las facturas y la fecha en que los clientes pagan. Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen un plazo promedio de cobranza inferior al que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.
  2. Antigüedad promedio de la deuda. Mide el promedio de días que han transcurrido desde la fecha de emisión de las facturas, ayudándonos a entender qué tan antigua es en promedio la deuda de los clientes. Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen una antigüedad promedio de la deuda que es inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.
  3. Porcentaje de la deuda vencida. Mide qué porcentaje de la deuda total de clientes se encuentra vencida. Este indicador nos ayuda a entender el margen para mejorar que hay en las cobranzas de la empresa. Si es inferior al 3 % entonces el margen para mejorar es pequeño y será muy costoso conseguir una mejora significativa. Por el contrario, si es superior al 10 % el margen para mejorar puede ser importante y se podrían conseguir mejoras significativas con poco esfuerzo.
  4. Porcentaje de clientes gestionados. Los indicadores mencionados anteriormente nos ayudan a entender qué tan bien (o mal) están las cobranzas de la empresa, pero no nos dice nada del esfuerzo que esta realiza para cobrar en tiempo y forma. 
    Por ello resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos. Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se van realizando con clientes. En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75 por ciento. 
    Algunas empresas miden además el porcentaje del monto de la deuda vencida que pertenece a clientes que han sido gestionados hace 30 días o menos. De esta forma no solo buscan gestionar la mayor cantidad de clientes posible, sino que además se busca gestionar a aquellos que mayor deuda tienen.

 

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¿Qué es la cobranza preventiva?

La cobranza preventiva es un tema de interés central y estratégico para las empresas, especialmente en un contexto como el actual, en el cual la liquidez de muchos negocios se ha visto comprometida por la crisis derivada de la pandemia.

Tener éxito con este proceso no solo te garantizará una gestión de cobranza óptima. También tiene una relación directa con la prevención de riesgos y con la estabilidad en líneas generales.

Dada la relevancia de este factor, aquí te mostraremos con precisión de qué trata, cuáles son sus objetivos y qué ventajas proporciona.

 

¿En qué consiste la cobranza preventiva?

Se puede decir que es el punto de partida de los procesos de cobranza. Comprende todas aquellas acciones y estrategias que se aplican antes de que una determinado estado de cuenta llegue a su fecha de vencimiento, evitando, en consecuencia, la morosidad.

En esta etapa de la cobranza, que puede comenzar desde el momento de la emisión del comprobante tributario, conlleva labores concretas como:
1. Envío inmediato del Estado de cuenta al cliente;
2. Confirmación de recepción del documento o acuse de recibo;
3. Recordatorios constantes de pago antes del vencimiento, ya sea vía correo, Mensajería instantánea, llamadas o por algún otro canal;
4. Conocimiento de la situación del cliente; si tiene problemas o si cree que podría atrasarse, pues conocer esta información puede ayudar a tomar previsiones.

Como ves, este tipo de acciones incentivan los pagos a tiempo y, sobre todo, garantizan que los retrasos no se deban a deficiencias, equivocaciones y omisiones directas de la empresa.

Cabe destacar que, para no afectar la experiencia del cliente, la cobranza preventiva debe hacerse en un tono cordial y amable. Recuerda que en este punto el usuario no ha incurrido en ningún tipo de infracción o incumplimiento.

Objetivos de la cobranza preventiva

La cobranza preventiva tiene como objetivo principal, tal como lo refleja su nombre, evitar que los clientes caigan en mora. Para lograrlo se vale de las acciones y estrategias mencionadas en el punto anterior.

Si miramos este factor con mayor profundidad, nos encontramos con que también persigue otras metas, mucho más específicas, entre estas:
1. Educar a los clientes para generar hábitos de pago;
2. Asegurar la liquidez financiera de la empresa;
3. Actualizar de forma constante la situación del cliente, así como su información en general;
4. Mantenerse al tanto de los servicios o productos comprados por el cliente;
5. Conocer situaciones irregulares con el cliente, como desconformidades con productos o servicios, por ejemplo;
6. Asegurarse de que los clientes conozcan los acuerdos de pagos y condiciones de crédito.
La idea principal de implementar la cobranza preventiva es poder anticiparse a situaciones que puedan poner en riesgo la operatividad de la empresa, al igual que descubrir algunos comportamientos en ciertos clientes que den señales de riesgo.

Ventajas de aplicar una cobranza preventiva

Son muchas las empresas, especialmente las PyMEs, que no aplican este tipo de procedimientos en su gestión de cobranza, lo cual compromete la estabilidad y la viabilidad del negocio.

En cambio, aquellas que sí toman en cuenta la cobranza preventiva disfrutan de ventajas competitivas y múltiples ventajas, como:

Detección de irregularidades a tiempo

Anticiparse a algunos hechos puede hacer una gran diferencia para la liquidez de la empresa, pues con la cobranza preventiva eres capaz de descubrir a tiempo cualquier irregularidad con los documentos tributarios emitidos, desconocimiento de las deudas, inconformidades por parte del cliente o cualquier otro aspecto que pudiera intervenir en el cumplimiento de la obligación adquirida.

En este sentido, la comunicación es uno de los elementos centrales de una gestión de cobranza efectiva y de la detección temprana de potenciales riesgos. ¡Mantente cerca de tu cliente!

Disminución de problemas de liquidez

Cuando otorgas créditos a tus clientes, siempre debes hacerlo de manera consciente, es decir, no ofrecer plazos de pago de cuentas que superen tu capacidad financiera y disponibilidad de dinero.

No olvides que tu empresa también tiene responsabilidades financieras que cumplir, y solo podrá hacerlo si recibe el dinero en los lapsos esperados.

Lógicamente, al aplicar la cobranza preventiva estarás realizando tus operaciones económicas dentro de parámetros seguros para tu negocio, fomentando el pago a tiempo y la fluidez de las relaciones financieras y comerciales.

En cambio, obviar este proceso incrementa las tasas de riesgo de manera sustancial y puede hacer de la morosidad una constante.

Segmentación de clientes

La cobranza preventiva también te ayudará a identificar a cada uno de tus clientes, clasificarlos y estar atento a sus antecedentes, para así identificar a los más riesgosos. Esto te permitirá crear estrategias de cobro personalizadas y con mayor probabilidad de éxito.

El estudio y la segmentación de la cartera de clientes te dará una base para guiarte y tomar decisiones referentes a las ventas a crédito, el establecimiento de políticas y las relaciones comerciales en general.

Además, es clave para proteger la experiencia de los usuarios más responsables y de mayor importancia estratégica, pues únicamente gestionarás de manera «intensiva» en cuanto a recordatorios y avisos a aquellos con mayor inclinación a la morosidad.

¡Genial! Ya conoces las principales ventajas de aplicar la cobranza preventiva en tu empresa, a la vez que comprendes el funcionamiento y los objetivos de este proceso estratégico.

Además de tener presente todo lo mencionado hasta ahora, para tener éxito con este elemento clave necesitas apoyarte en recursos tecnológicos que centralicen toda la información de interés para las cobranzas, como los comprobantes emitidos y la información de los clientes.

En este sentido, soluciones como los software de facturación electrónica y los sistemas de contabilidad resultan grandes aliados para los negocios.

Esta clase de recursos garantizan la rastreabilidad de las operaciones y de los potenciales flujos de dinero desde el momento en que se emite un comprobante.

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¿Porque necesitas cobranza externa?

Antes de contratar a una agencia de cobranza o firma de abogados es recomendable verificar los cinco puntos que son relevantes al momento de evaluarlos.

 

A continuación, enlisto algunas de las razones por las cuales hay que contratar a una agencia de cobranza para recuperar sus cuentas por cobrar vencidas:

1) Eficiencia. Las agencias de cobranza pueden apoyarle en bajar los costos legales y otros tipos de gastos en que se incurren al tratar de recuperar sus cuentas internamente.

2) Incremento en el flujo de efectivo. El flujo de efectivo es uno de los problemas principales por el que las empresas cierran. El contratar a una agencia puede acelerar su flujo de efectivo drásticamente.

3) Documentación y Litigio. Las agencias de cobranza mantienen la información de sus casos de una manera muy detallada y en caso de requerir litigio, su empresa puede contar con más información para tomar una decisión y para ganar sus casos en los tribunales.

4) Enfocarse en lo importante. Al contratar a una agencia de cobranza permite a sus empleados enfocarse en las actividades esenciales de su negocio, en lugar de invertirle recursos: tiempo, dinero y esfuerzo de muchas personas, y no sólo de los involucrados en el área de cobranza de su empresa.

5) Asesoría. Al contratar a una agencia especializada en su industria su empresa se ve beneficiada de una asesoría útil y práctica para mejorar sus procesos internos y porcentajes de recuperación.

Antes de contratar a una agencia de cobranza o firma de abogados es recomendable verificar los cinco puntos que son relevantes al momento de evaluarlos:

1) Experiencia. Si su empresa es transportista de carga es importante que la agencia de cobranza que desee contratar cuente, cuando menos, con cinco años de experiencia en la industria del transporte de carga y logística. Para probarla sugiero que haga preguntas básicas tales como los términos y condiciones de una carta de porte o bill of lading, y verificar que tengan conocimientos especializados sobre su industria.

2) Tecnología. Considero relevante que su proveedor de servicios de cobranza maneje tecnología de punta que pueda mantenerlo informado las 24 horas a través de un portal para clientes. Usted debe de tener la posibilidad de acceso a los detalles de sus cuentas cuando lo requiera.

3) Honorarios contingentes. Asegúrese que su empresa sólo pague honorarios cuando se den verdaderos resultados.

4) Cobertura. Es de especial importancia que la cobertura que su proveedor de servicios le ofrezca sea compatible con la cobertura que su empresa maneja; de lo contrario no será una solución completa.

5) Referencias. Si su empresa es transportista de carga verifique que las referencias que le den sean de empresas transportistas y logísticas, siempre y cuando su principal negocio sea este ámbito, de nada le servirá saber las opiniones de empresas fuera del sector. Recuerde que la cobranza bancaria o de telecomunicaciones es muy diferente a la del transporte. No contrate agencias o abogados que gestionan recuperación de portafolios de celulares, crédito hipotecario o tarjetas de crédito. 

¿Cuándo contratar a una agencia de cobranza?

Si su empresa no cuenta con políticas de crédito y cobranza le recomiendo que asigne cualquier cliente cuando la factura más vencida cumpla dos meses de vencimiento, o antes si su cliente manifiesta las siguientes situaciones:

  1. Tiene los teléfonos desconectados.
  2. Incumple a dos o más promesas de pago.
  3. Repentinamente presenta disputa, después de haber recibido su producto o servicio, o después de mucho tiempo.
  4. Le paga con un cheque sin fondos.
  5. Le menciona que tiene problemas de flujo de efectivo y no podrá pagarle.
  6. Le aplica descuentos unilaterales por supuestas penalidades o fallas en el proceso.
  7. Solicita una extensión cuando sus facturas ya están vencidas.
  8. Le informa que no podrá pagarle dentro de los términos acordados y se rehúsa a darle una fecha específica, o un plan de pagos realista.
  9. No le contesta sus mensajes o su correo se devuelve.

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¿Por qué fracasa la recuperación de cartera en cobranza?

De acuerdo con un estudio del INEGI en 2020, el 60% de los entrevistados expresó que no pagan por falta de capacidad, el 22% por desempleo, el 18% porque no reciben la factura a tiempo o no la reciben, el 22% de las personas se encuentran en desempleo esto indica que la recuperación de la deuda.será más lenta que en el caso de los que no pagan por falta de capacidad ya que este sector tiene más posibilidades que los que no cuentan con un salario, este problema de la falta de empleo es lo que más afecta para que los clientes pueden cumplir con sus compromisos y donde hay más oportunidad es el 18% que primero pagan otras cuentas de las que sí reciben facturas a tiempo o tienen un recordatorio de pago.

Un gran número  de Financieras, Bancos y Empresas no tienen una estrategia de prevención de la cobranza o lo hacen de manera manual y no se aseguran que la comunicación sea efectiva, otras más tienen problemas al momento de originar los datos y después tienen bajo % de contactabilidad.

Otras veces es que en las comunicaciones no hay un enfoque para ver la causa real del porque hay una mora, para poder abordar el problema, el error es tratar a todos los deudores como si tuvieran una misma causa o una misma circunstancia de falta de pago. 

Los errores más comunes en la estrategia de cobranza

Como ya hemos afirmado anteriormente, un proceso de cobranza efectivo se fundamenta en acciones oportunas y comunicación continua; es decir, nuestros clientes deben percibir la gestión como un proceso constante del que se derivan acciones inmediatas y alternativas oportunas para solventar las situaciones que puedan presentarse.

Voy a presentar este listado de errores comunes que suelen implicar una alta tasa de morosidad  por parte de los clientes:

  1. La gestión de cobranza está mal definida: Los procesos internos que están en relación directa con el manejo de deudas de los clientes no están bien entendidos, o bien están desorganizados en el flujograma de acciones. Personas con funciones o tareas solapadas dentro de la empresa, estrategias equivocadas, extemporáneas, o acciones no coordinadas pueden generar este error tan común.
  2. La cobranza es una acción esporádica: Los clientes pueden iniciar una relación comercial con la empresa con el cometido de hacer puntualmente cada pago; pero al percibir que la empresa los “olvida” o no les hace ningún tipo de seguimiento, otros compromisos adquiridos pueden hacerse más apremiantes que el acuerdo inicial establecido con nuestra empresa.
  3. Se apela al refinanciamiento: Se trata de una solución a medias, ya que ofrecer al cliente opciones como la refinanciación o el otorgamiento de un nuevo crédito para cancelar uno anterior, sin el debido análisis y seguimiento de la situación actual del cliente, son acciones que, lejos de contribuir a mejorar la cultura de pago, debilita el sentido de compromiso del cliente.
  4. Orientación a la recuperación de la mercadería o producto de la transacción: Si bien esta práctica puede convertirse en una alternativa forzosa en un escenario de intensificación de acciones ante una deuda que ha estado vencida durante mucho tiempo, no es recomendable, pues emite un mensaje erróneo a los clientes respecto a las obligaciones contraídas con la empresa en principio. El cliente puede preferir retornar los productos antes de hacer el esfuerzo de cancelar su deuda.

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