La estructura de cobranza tiene un fin, el propósito de la organización consiste en lograr un esfuerzo coordinado —mediante la definición de las tareas que deberán realizarse— para conseguir los objetivos establecidos por la empresa.
La historia tiene infinidad de ejemplos de compañías bien organizadas que han competido con éxito contra otras más fuertes, pero mal organizadas.
La combinación de los trabajos para constituir departamentos da por resultado una estructura organizacional, un espacio de control y una cadena de mando.
Las formas más comunes de departamentalización son por funciones, por divisiones, por unidades estratégicas de negocios y matriciales.
Estructura del departamento de crédito y cobranza
El departamento de créditos debe existir en las organizaciones independientemente del tamaño,sector y volumen de facturación de la empresa.
Algunas compañías establecerán el departamento de créditos independiente del resto de la estructura organizativa, pero debido a que el tamaño de algunas organizaciones es pequeño, establecen esta función a través de una persona que dedica parte de sus jornadas al seguimiento y control del crédito y sus estatus de pago, desarrollando el resto de sus horas laborales en otras áreas.
Crédito
Establecer y desarrollar los procedimientos para el análisis, evaluación y otorgamiento de créditos, registro y control de la cartera de clientes, para lo cual realiza las siguientes operaciones:
1. Análisis para la apertura de nuevas cuentas.
2. Control del archivo de antecedentes de crédito.
3. Vigilar que las investigaciones de crédito sean las adecuadas, en relación con las políticas
establecidas para la apertura de cuentas.
4. Autorizar los pedidos enviados por ventas en el sentido que se pueda otorgar el crédito.
5. Controlar que la apertura de cuentas tenga su base en un riesgo prudente basado en las
políticas establecidas para el caso.
6. Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación
de material bibliográfico.
7. Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.
8. Informes a las demás áreas de la empresa: finanzas, recursos humanos, contabilidad, ventas, gerencia general, etcétera.
Cobranza
Gestionar y hacer el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, para lo cual desarrolla las siguientes actividades.
1. Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar y verificar su
registro.
2. Desarrollar estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las
cuentas por cobrar.
3. Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.
4. Supervisar y validar las notas de crédito de acuerdo con la normatividad aplicable.
5. Controlar y custodiar los documentos que correspondan al departamento.
6. Informar a las áreas de ventas y distribución sobre el comportamiento del estatus de los
clientes en el pago de sus créditos.
7. Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al departamento.
8. Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.
9. Informar a las demás áreas de la empresa: finanzas, recursos humanos, contabilidad, ventas, gerencia general y demás.
Funciones genéricas del departamento de crédito y cobranza
1. Otorgamiento de los créditos. Otorgar créditos a los clientes que deseen comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa.
2. Estudio de los estados financieros e información anexa. Para tener información financiera en la decisión de otorgar el crédito.
3. Gestión efectiva de la cobranza. Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes
difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.
4. Informes a gerencia. Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados,
los montos, si fueron aprobados o no; así como el número de clientes que los solicitarán,
y los movimientos de la cartera de clientes.
5. Control de personal a su cargo. Como jefe del departamento de créditos y cobranzas,
existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.
6. Determinación de malas deudas. El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno; es responsabilidad del jefe de créditos y cobranzas, identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.
7. Verificación de documentos. Uno de los fundamentos del control interno dentro del
departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera vencida.
La verificación se puede hacer sobre los documentos en los siguientes puntos:
a) De facturas
b) De letras en cartera
c) De notas de cargo
d) De letras protestadas
e) De cheques sin fondos
f) De documentos en poder del gestor judicial
¿Debe existir un departamento de crédito y otro de cobranza por separado o debe existir un solo departamento con ambas funciones?
Al proceso de otorgamiento de crédito sigue el de la cobranza, pero por el conjunto de operaciones que desarrollan ambos departamentos se considera que sus actividades son complementarias y entrelazadas; de allí nace la idea de algunas empresas que consideran conveniente establecer un departamento que integre ambas funciones en una sola unidad operativa.
La unión de dichas actividades puede resultar recomendable; es decir, dirigir el crédito y la
cobranza bajo la responsabilidad de una sola persona y con una estructura orgánica ya definida desde el inicio de las actividades.
El riesgo es un factor inherente al crédito, y ocurre cuando algunas empresas han decidido
implementar un sistema de crédito como una alternativa al incremento de las ventas; sin embargo, el cobro lo realiza otra empresa especializada; decisión que se interpreta como la de exigir mayor responsabilidad al que desarrolla dicha función, pero en todo caso el cobro sigue siendo complementario aun cuando la realice otra organización que no sea la empresa.
Según la importancia de la actividad, el encargado de ejecutar las funciones de créditos y cobros ocupa una posición clave en la empresa, pues es cada vez mayor la responsabilidad que tiene, tanto para ayudar a incrementar las ventas, como para permitir la recuperación del capital a través de un cobro efectivo.
Ejemplo para el desarrollo del departamento de crédito y cobranza
De acuerdo con el proceso que se sigue para el diseño de la estructura organizacional y la implantación de un departamento de créditos, se desarrollan las siguientes actividades: análisis de los objetivos, funciones y responsabilidades, observando los principios básicos de administración para un óptimo funcionamiento y gestión eficiente. Y para ello se tiene lo siguiente.
