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Casos de éxito

5 Consejos para recuperar la cartera de tu negocio

La sostenibilidad financiera de las empresas está estrechamente relacionada con el buen manejo de los recursos de la compañía y la gestión de cobranza de cartera es uno de los principales retos para cada negocio.

Más si es una pequeña o mediana empresa, ya que la morosidad representa un gran riesgo para su supervivencia y debe ser uno de los factores primordiales en la planeación financiera. Aquí te compartimos 5 consejos para recuperar la cartera de tu negocio y que puedas garantizar un buen flujo de caja para tu organización.

Actualmente, la gestión de cobranza es un pilar fundamental para medir la rentabilidad de la empresa, de las acciones y estrategias tomadas por los departamentos de cartera. Por esta razón, las empresas han tenido que ir mejorando sus procesos y técnicas de cobranza incluyendo temas como la estandarización y la automatización.

Segmentar a tus clientes

Anteriormente, los segmentos se definían con base en la morosidad y la cantidad de pagos vencidos. Sin embargo, redefiniendo estos segmentos tendrás mejores resultados en tus procesos de cobranza. Ahora, se basan en el costo de la gestión de la cuenta y la probabilidad de pago.


Identificar los mejores canales de comunicación

Canales como: sitio web, mensajes de voz, SMS, correo tradicional y correo electrónico tienen una gran importancia en la relación entre el cliente y la empresa a la hora de cobrar por la facilidad y comodidad que otorgan estos medios para el proceso. De igual manera, es fundamental integrarlos entre sí acompañados de un correcto perfilamiento de usuario para fortalecer la estrategia.

La evolución tecnológica nos permite situarnos en la necesidad del cliente ofreciendo modalidades personalizadas y aprovechando las ventajas que nos dan estos medios. Adicionalmente, se pueden aprovechar para estrategias de prevención a través del envío de comunicación automatizados a aquellos clientes con pagos próximos a vencer.

Productos adecuados para los clientes

Los clientes y sus comportamientos con respecto a sus cuentas pueden verse influenciadas por diferentes factores como pérdida de empleo, enfermedad, etc. Por eso, debemos investigar y comprender estas situaciones para ofrecer productos de cobranza que se ajusten a su condición y con esto, ayudar a los clientes a liquidar sus deudas.

Algunos de los productos que se utilizan para mejorar la recuperación de cartera son: reestructura de deuda, descuento por devaluación del bien y convenio judicial.

Establecer procesos estandarizados de cobranza

A través de la estandarización de procesos, podremos definir iniciativas que mejoren la ejecución y los resultados. Para establecer objetivos claros, debemos plantear esta estandarización con base en la documentación de manuales de cobranza que soporten la operación.

Para tener certeza de que estos procesos están funcionando, es necesario implementar indicadores base de desempeño, los cuales tienen como función determinar el nivel de productividad de la cobranza. Los indicadores pueden ser:

  • Porcentaje de penetración = cuentas contactadas / cuentas asignadas
  • Porcentaje de intensidad = intentos / cuentas intentadas
  • Porcentaje de hits = contactos / intentos
  • Porcentaje RPC (Rigth Party Contacts) = Contactos exitosos / total de contactos
  • Porcentaje PTP (Promises To Pay) = Promesas de pago / RPC
  • Porcentaje KP (Kept Promises) = Promesas cumplidas / PTP

Usar tecnología en los procesos

El sistema de cobranza integral, el marcador predictivo y los procesos de segmentación son algunos ejemplos de herramientas utilizadas para mejorar los procesos de cobranza y recuperación de cartera. Contar con herramientas tecnológicas como un modelo que te indique cuál es la mejor estrategia para cada uno de tus usuarios puede hacer la diferencia.

Diferentes herramientas se han desarrollado para automatizar y mejorar los procesos.

Implementar todos estos procesos y utilizar un conjunto consistente de indicadores de desempeño podrá aumentar los porcentajes de recuperación de cartera vencida y mejorar la eficiencia de los procesos, proteger la utilidad de tu compañía y reducir pérdidas gestionando adecuadamente la cartera enfocándose en el cliente.

5 claves para lograr la recuperación de cartera de cobranza

La mayoría de las metas de recuperación de cartera exigen un porcentaje de cobranza sin exceder un presupuesto definido. Pero ¿cómo lograr quedar en presupuesto cuando los clientes deudores son cada día más difíciles de encontrar y persuadir?
En todos los giros, de la mercadotecnia a la cobranza, los medios tradicionales de contacto al cliente han perdido efectividad como medio de contacto al cliente. Menos del 20% de las personas contestan llamadas de números desconocidos y menos del 18% de la gente lee su correo electrónico de manera diaria. Las cartas, que en otro momento fueron un excelente medio de contacto, han caído en desuso y rara es la persona que las toma en cuenta.

Todo ha migrado al celular. Mensajes de texto (SMS), redes sociales y WhatsApp son los únicos medios de contacto a los que la gente atiende. La buena noticia, es que estos métodos son típicamente más económicos que medios tradicionales como una llamada con agente, una visita o una carta.

Entonces ¿qué hacer para lograr la recuperación de cartera en presupuesto?

1. Identifica de manera exacta cuánto te cuesta cada medio de comunicación al cliente. 

El primer paso para asegurar la cobranza dentro de un presupuesto, es entender con exactitud los costos.  Si aún no tienes esto calculado para tu centro de operaciones, te recomendamos conseguir estos costos exactos o aproximados cuanto antes.  Una opción rápida es hacer la siguiente aproximación:

Por ejemplo, para calcular cuanto te cuesta una llamada con agentetoma el costo anualizado del contact-center (incluyendo renta del edificio, mobiliario, computadoras, licencias, agentes, supervisores, coordinadores, gerentes, calidad, administración, sistemas, reclutamiento, selección, contratación, capacitación y liquidación, y cualquier otro rubro que estás pagando ahora y que no pagarías si no tuvieras esa división del negocio) y divídelo entre el número de llamadas efectivas que el centro hace.  Ese es el costo aproximado de una llamada efectiva, con agente. 

Haz lo mismo para el resto de los medios de tu interés, como cartas, visitas, etc. 

Como referencia, los promedios de costo por medio de contacto en el mercado en la actualidad son como sigue:

  • Llamada con agente – $17 pesos
  • Visita a domicilio promedio a nivel nacional – $100 pesos
  • Carta en blanco y negro entrega normal – $3 pesos
  • Carta en blanco y negro entrega confirmada – $10 pesos
  • Carta o estado de cuenta a color – $13 pesos
  • Llamada automática personalizable – $0.49 MXN
  • Mensaje de texto SMS – $0.85 MXN
  • Conversación vía WhatsApp – $1.30 MXN

Estos números varían a la alza o a la baja de acuerdo al volumen que se ocupa de cada medio y a otros factores como la calidad del medio, porcentaje de entrega garantizado, nivel de ocupación de agentes a lo largo del mes, densidad en la distribución de las visitas y velocidad de entrega en cartas.  

En los SMS los precios varían de acuerdo al tipo de ruta que se utilice:  corta, larga; enmascarada o numérica; alta o baja prioridad; masivo, bidireccional o conversacional, etc.  En tema de cartas, el precio puede variar de acuerdo al tiempo para imprimir que se tenga, la velocidad de entrega requerida, el gramaje del papel y la calidad de la impresión.

2. Mide el porcentaje de contacto de cada medio.

Verifica a qué porcentaje de tu base llegas con cada medio.  ¿A cuántos puedes localizar vía llamada, y a cuántos dejas fuera.?  ¿A cuántos puedes localizar vía email y a cuántos dejas fuera?  ¿Los números son absolutos para cada medio, o dependen de un horario?, etc, anótalo en tu tabla de medios. 

Los promedios de la industria al día de hoy, son los siguientes:

  • Llamada – 20% de contacto (el resto de las personas no contesta llamadas de números desconocidos, o no contesta llamadas)
  • Email – 18% de contacto (el resto de las personas no utiliza email o no lee de manera frecuente el email que proporcionó a la institución)
  • SMS – 98% de contacto (50% entra a leerlo a su bandeja de SMS, 50% de la gente solo ve la notificación cuando le llega en la pantalla de su dispositivo, pero al ser un mensaje corto, se entera del contenido y actúa en consecuencia).

3. Mide la efectividad de cada medio.

¿Cuánta gente efectivamente te paga después de recibir un mensaje por cierto medio?

Esta métrica es difícil de obtener pues muchas veces las acciones acciones de nuestros clientes suceden tras varios toques o contactos, casi siempre por distintos medios.  Sin embargo, hay medios que resultan más eficientes para ciertas carteras.  Hay que agregar a la ecuación su rapidez de ejecución y costo para conocer cuál es el mejor combinación de medios para cada estrategia.

Una forma de buscar mejores resultados sin impactar fuertemente tu recuperación, es emplear las estrategias «champion – challenge» en donde tu «champion» es tu estrategia actual, mediante la cual sigues trabajando el 90% de tu cartera.  Y tu «challenge» es un experimento que haces con el 10% de tu cartera elegida de manera aleatoria. 

Por ejemplo, alguien acostumbrado a cobrar vía llamadas telefónicas (champion) o bien a no llamar y a esperar a que sus clientes paguen y solo llamarles cuando hayan incurrido en mora (champion), puede probar una estrategia de recordatorios de pago vía SMS un día antes de la fecha de vencimiento, junto con un agradecimiento vía mensaje de texto al recibir el pago (challenge), y comparar contra su champion para verificar si el beneficio/costo de cambiar la estrategia hace sentido. 

Otra estrategia que varias empresas siguen en esta época, es segmentar sus carteras en base al medio de preferencia del cliente. Por ejemplo, contactar a todos los clientes vía medios económicos como el SMS y verificar qué segmentos de cartera reaccionan mejor a estos medios, y dejar a dichos segmentos con estrategias puramente digitales, y a los demás con estrategias mixtas



4. Integra en tu ecuación los tiempos de ejecución de cada medio. 

¿En cuanto tiempo logras darle vuelta a tu cartera con cada medio?  Existe algún caso en el que te ayudaría contactar a tus clientes en un tiempo más corto (por ejemplo, ¿durante la quincena o fin de mes?), ¿de qué manera podrías lograr este tiempo más corto con la combinación de medios con la que cuentas? 

Los medios de contacto digitales suelen ser más rápidos y escalables que los medios que requieren personas, por lo que muchas organizaciones combinan el uso de medios digitales para asegurar el contacto con toda su cartera y también para el contacto en ocasiones especiales como: día de corte, día de suspensión del servicio, día de asignación de cartera (en el caso de agencias), quincena, fin de mes, fecha de pago conocida del cliente, aguinaldos, repartos de utilidades.  

El ideal es combinar la rapidez y capacidad de ejecución de los medios automáticos como el SMS, email y llamadas blaster, con el toque humano cuando el cliente deudor así lo requiera.  Por ejemplo enviar un SMS que tenga un número telefónico al que la gente pueda marcarun número de WhatsApp para atención a clientes deudoresuna liga para realizar el pago o negociación en una landing page o bien la capacidad de interactuar vía el mismo SMS (SMS chat o SMS conversacional).   Lo mismo puede hacerse en email, incluir un botón para continuar la conversación vía WhatsApp o SMS chat o bien un botón para solicitar una llamada (call-back).   

En el caso de las llamadas blaster, la mejor práctica es agregar una opción para que la persona que recibe la llamada pueda comunicarse al contact-center con tan solo oprimir un número.  A esto se le llama «blaster con transferencia«.  Ejemplo:  «Le llamamos de Kobra por que tiene un adeudo de $5,000 pesos, si desea comunicarse con un ejecutivo, marque 0 ahora.  O llámenos al XXXXXXXX en horario de oficina».  Al marcar 0, el sistema en automático enlaza al cliente al contact-center, aprovechando que ya está en línea.  Esto suele aumentar en más del 30% el rebote de llamadas en una campaña de cobranza

5. Utiliza los medios más económicos primero.

Dicen que una persona requiere escuchar un mensaje 17 veces para comenzar a entenderlo.  Esto significa que es muy probable que requieras utilizar diversos medios y toques o intentos a cada registro antes de que los clientes paguen.  Lo recomendable en este caso es empezar por los medios más económicos, pues cada vuelta a la cartera te generará un costo.  Si utilizas los medios más económicos primero (siempre y cuando estos medios además de ser económicos también sean rápidos y tengan un buen alcance) y, te aseguras de ir sacando de tu estrategia a los clientes que van pagando, los primeros clientes solo te habrán costado menos, ya que utilizaste medios económicos y no medios caros. 

Si empiezas por los medios caros, habrás pagado medios caros para todos los clientes, aún cuando algunos clientes contentos te hubieran pagado con solo recibir un mensaje de texto, un medio 20 veces más barato que una llamada con agente

Para aterrizar el tema, analicemos un caso simple que solo compara dos medios de contacto:  SMS y llamada con agente

Supongamos que el SMS te cuesta $0.85 MXN y genera que el 30% de la gente pague después del primer envío, 15% después del 2o. y 5% después del 3o., y la llamada con agente cuesta $17 MXN y genera que el 50% de la gente que contestó pague después de la primera llamada, 10% después de la 2a, y 5% después de la tercera, tendremos los siguientes casos:

Asumiendo una cartera de 10,000 registros de $1,000 pesos de adeudo cada registro. 

Estrategia 1:  enviar 3 SMS y luego 3 llamadas.

  • Envío 1, vía SMS.  Costo $8,500 MXN (10,000 @ $0.85 MXN), pagan 3,000 personas (costo por peso recuperado $0.0028 MXN)
  • Envío 2, vía SMS.  Costo $5,950 MXN (7,000 @ $0.85 MXN), pagan 1,500 personas (costo por peso recuperado $0.0039 MXN) 
  • Envío 3, vía SMS.  Costo $4,675 MXN (5,500 @ $0.85 MXN), pagan 500 personas (han pagado 5000 personas, costo por peso recuperado $0.0093 MXN)

Costo de recuperación por peso recuperado vía SMS -> siempre menor a 1 cvs (es decir, menor al 1% del valor recuperado)

  • Envío 4, vía llamada.  Costo $85,000 MXN (5,000 @ $17 MXN), pagan 2500 (costo por peso recuperado $0.034 MXN)
  • Envío 5, vía llamada, costo $42,500 MXN (2,500 @ $17 MXN), pagan 250 (costo por peso recuperado $0.17 MXN)
  • Envío 6, vía llamada, costo $38,250 MXN (2,250 @ $17 MXN), pagan 125 (costo por peso recuperado $0.306 MXN)

Costo de recuperación por peso recuperado vía llamada -> entre 3 y 30% de lo recuperado. 

Total recuperado:  7,875 registros, $7,875,000 MXN

Costo total de la estrategia:  $184,875 MXN

Costo por peso recuperado:  $0.0234 MXN (es decir la recuperación es 2.34% de lo recuperado)

Estrategia 2:  enviar 3 llamadas y luego 3 SMS

  • Envío 1, vía llamada.  Costo $170,000 MXN (10,000 @ $17 MXN), pagan 5,000 personas (costo por peso recuperado $0.034 MXN)
  • Envío 2, vía llamada.  Costo $85,000 MXN (5,000 @ $17 MXN), pagan 500 personas (costo por peso recuperado $0.17 MXN) 
  • Envío 3, vía llamada.  Costo $76,500 MXN (4,500 @ $17 MXN), pagan 250 personas (costo por peso recuperado $0.30 MXN)

Costo de recuperación por peso recuperado vía llamada -> entre 3 y 30% de lo recuperado. 

  • Envío 4, vía SMS. Costo $3,612.50 MXN (4,250 @ $0.85 MXN), pagan 2125 (costo por peso recuperado $0.0017 MXN)
  • Envío 5, vía SMS, costo $1,806.25 MXN (2,125 @ $0.85 MXN), pagan 318 (costo por peso recuperado $0.0056 MXN)
  • Envío 6, vía SMS, costo $1,535.95 MXN (1,807 @ $0.85 MXN), pagan 25 (costo por peso recuperado $0.0614 MXN)

Costo de recuperación por peso recuperado vía SMS -> siempre menor a 1 cvs (es decir, menor al 1% del valor recuperado)

Total recuperado:  8,218 registros, $8,218,000 MXN

Costo:  $338,454.70 MXN

Costo por peso recuperado:  $0.0418 MXN (es decir, la recuperación es el 4.18% de lo recuperado)

Conclusiones.

Los clientes deudores se encuentran cada día más móviles y digitales y es cada vez más difícil localizarlos vía medios tradicionales, por lo que intentar una estrategia de cobranza vía exclusivamente estos medios es caro, lento y dejará fuera a un grupo de clientes deudores, inaccesibles vía medios tradicionales (como el 80% de personas que dejaron de contestar llamadas de números desconocidos). 

Si queremos recuperar y además hacerlo en presupuesto, es imprescindible incorporar medios digitales eficientes, y además elaborar estrategias de contacto mixtas que aprovechen el mejor medio en cada momento.  

Para clasificar cada medio utilizamos los siguiente criterios:  costo por toquehoras necesarias para darle la vuelta a toda la carteraefectividad del medio, o cuanta gente paga al recibir mensaje por dicho medio y alcance o cantidad de personas en la cartera a la que logramos llegar por dicho medio. 

Al utilizar primero los medios rápidos más económicos y con mayor efectividad y alcance, podemos generar estrategias que ahorren hasta un 40% del presupuesto contra medios tradicionales u estrategias que emplean primero los medios más caros, al mismo tiempo que ampliamos nuestro alcance en los tiempos adecuados y mantenemos a los agentes y personal más productivos y motivados

4 Etapas de un sistema de cobranza eficiente

Las primeras etapas tienen actividades con un costo bajo y tratan al cliente con gentileza para conservar su buena voluntad, en contraste con las últimas etapas, las acciones que se emprenden en cierto modo son más incisivas, pueden ser más rápidas y, por tanto, tienden a colocar al deudor que no quiere pagar en clasificaciones que ameritan acciones drásticas o legales.

Las cuentas vencidas y no pagadas ocurren por diversas razones, y éstas requieren diferentes procedimientos y técnicas, es posible dividir un sistema general de cobranzas en cuatro etapas, describiendo en cada etapa la clase de esfuerzo que se hace con el cliente para que cumpla con los pagos del crédito y que caracterizan a cada una, es así que pueden establecerse: 

  1. Etapa de rutina impersonal
  2. Etapa de exhortaciones impersonales
  3. Etapa de exhortaciones personales
  4. Etapa de acción drástica o legal

Cuadro del sistema general de cobranza

Etapa del sistemaMedio de cobranza de que disponeDeudores implicadosTipo de cliente
1. Exhortación impersonal.Cartas de tipo recordatorio, correos electrónicos y mensajes digitales.Para los que esperan aviso. Honestamente no les hacen caso. Con dificultades financieras temporales. Deudor descuidado o moroso.Clientes que malinterpretan las condiciones.
Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia o métodos de trabajo deficientes.
2. Exhortaciones impersonalesModelos de carta de exhortación a: Tono “algo equivocado”. Tono “cuéntenos su historia”. Orgullo en la responsabilidad por el crédito. Sensación de proceder con lealtad. Se busca contestación del deudorHonestamente descuidado. Descuidado o moroso. Con dificultades temporales. Sobregirado. Accidente o infortunio. Cuenta objetada.Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la cuenta. 
Clientes que temporalmente se atrasan, pero generalmente pagan a tiempo. 
Clientes que temporalmente se atrasan por las condicione
3. Exhortación personificadaCobrador personal: 
Por teléfono
Entrevista personal
Cartas personales
Sobregirado. Eventualmente insolventes. Accidentes o infortunio. Fraudes-trata de no pagar. Cuenta objetada.Clientes que siempre se atrasan. Clientes que podrían pagar puntualmente pero descuidan las fechas de vencimiento porque piensan que es más provechoso para ellos utilizar el dinero del acreedor que el propio. Clientes que se han sobreextendido a sí mismos. 
Clientes que tienen descuentos no ganados.
4. Acción drástica o legal.Convenio de ampliación. Arreglo de composición. Asignación de cuentas por cobrar. Agencias de cobranzas. Embargo o asignación del salario. Re posesión. Abogado. Juicio. Otras acciones.Lo mismo que para los deudores que se presentan en la etapa de exhortación personalizada (todos debieran tener activos).Clientes que están al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes.  Clientes que deliberadamente cometen fraude.

Cada cuenta vencida y no pagada debe ser manejada individualmente, pero el costo de tal procedimiento es a menudo muy alto sobre todo para negocios muy pequeños. Un sistema de cobranza debe elaborarse para seguir un manejo rutinario de la mayoría de las cuentas por cobrar, y sólo un manejo especial para los clientes que no respondan a los sistemas de recuperación habituales.

Etapa de rutina impersonal

En esta etapa es en donde se hace la clasificación de los deudores, específicamente para aquellos clientes que no pagaron en las fechas que tenían la obligación de saldar el crédito de manera parcial o total. Esta etapa comienza en el momento que se presenta la expiración del periodo de crédito establecido.

Alguno de los medios de cobranza disponibles más comunes para usarse en esta etapa son los diversos estados de cuenta (o facturas) impersonales que se envían a los clientes, añadidos en los estados y avisos impresos o escritos en los estados de cuenta, diversas formas de cartas de tipo recordatorio.

Los deudores que generalmente responden a los medios de cobranza de esta etapa son aquellos que generalmente están esperando algún aviso de que la cuenta está vencida, o los que han olvidado de manera honesta hacer el pago cuando se vence, los deudores descuidados o morosos y quienes están temporalmente en dificultades financieras.

Etapa de exhortación impersonal

Se caracteriza porque las acciones de cobro todavía son de naturaleza impersonal, pero han cambiado de un procedimiento rutinario a uno orientado principalmente con base en exhortaciones para motivar que el cliente pague los saldos vencidos. En esta etapa, los modelos de carta que se usan ya no son del tipo impersonal rutinario, en estos casos ya asumen más bien el carácter de exhortación. Si los avisos suaves en la primera etapa no lograron que el deudor pagará el crédito, entonces lo recomendable es usar medios más enérgicos para lograr el pago del crédito.

Etapa de exhortación personalizada

En esta fase, todas las gestiones se hacen ante el deudor mismo; se usan esfuerzos de cobranza que son los últimos antes de usar una acción de tipo legal.

Los deudores se caracterizan porque se han sobregirado, eventualmente se vuelven insolventes (y que pueden acudir a la quiebra), han sufrido algún accidente o infortunio (como un siniestro, robo, etc.); algunos son defraudadores habituales con el propósito de nunca pagar y que creen que el importe del adeudo es incorrecto y discuten cómo se encuentra la factura. 

Los medios de cobranza comúnmente que se usan para este tipo de acreedores son: cartas personales (generalmente una serie, espaciada a intervalos de tiempos diferentes) en las que se indica al deudor el largo procedimiento que el acreedor se ha visto forzado a seguir.

También se hace la notificación a la oficina del Buró de Crédito para que se registre en el historial crediticio la actitud del deudor para cumplir con sus obligaciones del crédito.

Etapa de acción drástica o legal

En esta etapa se identifica si el deudor posee bienes propios antes de emprender cualquier acción legal, derivado de lo cual pueden emplearse las siguientes técnicas de cobranza. Convenio de ampliación. De acuerdo con este convenio, responderán adecuadamente las personas honestas y sinceras que temporalmente no pueden cumplir con sus obligaciones de pago y lo que se hace, esencialmente, es otorgarles un plazo más largo para cubrir sus adeudos, a través de establecer un convenio para lograr pagar sus adeudos vencidos. El acreedor simultáneamente debe ejecutar diversos actos tales como: 

Administración de la cobranza 

  1. Aumento de un cargo por servicio, especialmente en cuentas corrientes sobre las que normalmente no se hace ningún cargo financiero. 
  2. Conversión de una cuenta corriente a un crédito revolvente, con todas las características que van unidas a estas cuentas. 
  3. Conversión de una cuenta corriente a una cuenta de documentos por cobrar a una fecha definida y un cargo por servicio.

Convenio de arreglo. De acuerdo con este esquema los acreedores convienen en aceptar una suma reducida como liquidación total del adeudo. Solamente se hace en aquellos casos en los cuales el deudor es honesto y sincero y completamente libre de cualquier acusación o fraude. Los acreedores pueden sentirse afortunados al recibir un porcentaje de sus créditos sin seguir ninguna otra acción drástica. Se usa la política en donde más vale recuperar algo a nada y básicamente porque los juicios de crédito desgastan a los acreedores.

Cesión de cuentas por cobrar. Algunas empresas han encontrado conveniente vender sus cuentas por cobrar a instituciones financieras, como es el caso de las empresas de factoraje. Si esto se lleva a cabo y se firma un convenio sin recurso, la empresa se libera de cualquier responsabilidad futura por el cobro. La empresa paga a la institución financiera una cuota (o un descuento), un acto que reduce la productividad de cualquier cuenta por cobrar. Por ejemplo, la empresa de factoraje paga 90 centavos de cada peso de las cuentas por cobrar, entonces la empresa que otorga el crédito puede traducírsele en pérdida.

Agencia de cobranzas. Otras de las acciones drásticas que puede usar un acreedor es trasladar la cuenta a una agencia de cobranzas. Donde generalmente cada agencia de cobranza ha establecido sus propios sistemas de cobranza predeterminados, y lo que busca fundamentalmente es recuperar el importe no pagado por el deudor. Existen otras acciones que se emplean en esta etapa, entre las cuales se encuentran: re posesión, empleo de abogados, el litigio.

3 puntos clave para reducir el riesgo de mora

Como probablemente estarían de acuerdo la mayoría de los directores financieros, una función financiera eficiente y sin fricciones se basa en una combinación de múltiples factores, que incluyen liderazgo, tecnología, procesos, talento, experiencia y comunicación.

Operar a un nivel óptimo significa que cuando surgen desafíos, la función financiera tiene más capacidad para manejarlos de manera efectiva.

Esos desafíos pueden ser problemas «cotidianos», como insolvencias de clientes y problemas de la cadena de suministro, o, como se ha visto en los últimos meses, eventos de «cisne negro» como la pandemia de COVID-19.

Aunque la COVID-19 ha cambiado el mundo tal como lo conocemos, muchos de los desafíos habituales siguen siendo los mismos, pero potenciados. Y aunque pueden haber empeorado a corto plazo, seguirán estando presentes una vez que la pandemia se haya retirado.

La encuesta El líder financiero del mañana, elaborada por Euler Hermes, a la que tienes acceso en este enlace arroja luz sobre algunos de los desafíos que enfrenta la función financiera y revela cuáles son las mayores preocupaciones.

El riesgo de impago representa la mayor amenaza

La encuesta recoge testimonios de antes y después de la pandemia.

En ambas ocasiones, las respuestas muestran que las demoras en los pagos de los clientes son, con diferencia, el elemento más urgente en las agendas de los líderes financieros, por delante de otras preocupaciones como los ataques cibernéticos y una disminución en el volumen de ventas.

Antes de la COVID-19, el 47% de los encuestados, en empresas de todos los tamaños, identificaban los retrasos en los pagos como un riesgo que había afectado a su negocio el año anterior. Cuando se le preguntó nuevamente en mayo qué riesgos habían tenido un impacto en los dos meses anteriores, la cifra de retrasos en los pagos aumentó al 65%, lo que la convirtió en la principal preocupación en ambas ocasiones.

La confianza para hacer frente a la falta de pago también se vio afectada. Antes del brote, solo el 44% de las empresas dijo que se sentía «completamente preparada» para hacer frente a los incidentes de pago. Desde que comenzó la pandemia, la cifra cayó al 31%.

3 puntos clave para reducir el riesgo de mora - Documentos de Google

Los directores financieros tienen que implementar rigurosas verificaciones de crédito de forma proactiva

Es vital asegurarse de que se mantenga un enfoque claro en lo básico: recibir el pago a tiempo y proteger el flujo de efectivo.

Nunca ha sido más importante garantizar que se trabaje con anticipación para mitigar el riesgo.

Algunos consejos prácticos:

  • Ejecutar una verificación de crédito: esto solo debería ser un punto de partida, en caso de que los detalles no estén completamente actualizados.
  • Verificar las referencias crediticias: si un cliente nuevo potencial ha ofrecido referencias crediticias, asegurarse de examinarlas a fondo, en caso de que no sean legítimas.
  • Control de insolvencia: ¿alguno de los directores de la empresa se declaró en quiebra o dirigió una empresa insolvente en el pasado? ¿Cuáles fueron las circunstancias?
  • Solicitar estados financieros: para verificar elementos específicos.

La diversificación puede reducir el riesgo de impago

Los encuestados opinaron que las empresas con una amplia gama de tipos de productos, o que se encuentran en múltiples industrias, estarán en la mejor posición para hacer frente a los principales riesgos en el futuro.

Puede parecer un cliché, pero no tener todos los huevos en una canasta puede ofrecer una protección valiosa contra el riesgo de impago.

Del mismo modo, en general se consideró que incluso aquellos con una gama de productos más pequeña deberían centrarse en la diversificación en el número y tipo de clientes. Cuantos más clientes tenga, mayor será el riesgo de impago.

El seguro de crédito puede proteger contra la falta de pago

Los directores financieros creen que los seguros serán, y deberían ser, más importantes.

El seguro de crédito comercial, en particular, puede proteger a las empresas contra el riesgo de impago, tanto en el caso de impago como de mora prolongada.

Con el seguro de crédito comercial implementado, el asegurado sabe que su negocio está protegido contra riesgos comerciales y políticos que están fuera de su control y tiene la seguridad de que se le pagará el dinero que se le adeude.

Pero no se trata simplemente de comprar un producto listo para usar. Los encuestados creen que es fundamental trabajar en estrecha colaboración con proveedores de seguros de confianza para lograr el nivel de protección más adecuado.

Involucrar a los proveedores de seguros, para que tengan un mejor conocimiento, significa que los términos serán más específicos y la protección de riesgos más completa.

Los problemas de pago, junto con las insolvencias de los clientes, están muy presentes en la mente de los directores financieros, y es probable que se acentúen en el clima actual.

Sin embargo, los líderes financieros audaces adoptarán un enfoque proactivo para que sus negocios estén protegidos contra eventos futuros.

3 estrategias de éxito con agencias externas para la cobranza

Las agencias de cobranza externas ayudan a los bancos y financieras a negociar y reestructurar créditos, préstamos o financiamientos de los deudores, realizando una labor intermedia entre las autoridades bancarias y el deudor.

Pero en el momento en el que se tiene que decidir si contratar una agencia externa para la cobranza se tienen que evaluar varios factores y luego definir estrategias de acuerdo al análisis.

Entre los principales factores a evaluar para decidir contratar una agencia externa de cobranza están los siguientes:

  • Eficiencia: Las agencias de cobranza pueden apoyarte a bajar en los costos legales y otros tipos de gastos en que se incurren al tratar de recuperar sus cuentas internamente.
  • Llegar a lugares donde es muy costoso llegar:  Al contratar una agencia de cobranza permite llegar a lugares donde la agencia tiene cobertura y su empresa no llega a esos lugares fisicamente, pero si tiene clientes en esas zonas, la cual le sería muy costoso llegar a esos domicilios.
  • No ha podido tener contacto a través de teléfono con los clientes o por ningún medio digital.

Ya que se tienen identificadas las oportunidades, como mejorar la eficiencia, cobertura y falta de contacto con los prospectos, se tienen que definir las estrategias a seguir, por eso aquí te dejo 3 estrategias de éxito para llevar a cabo:

  1. Estrategia omnicanal antes de utilizar una agencia externa de cobranza
    Una estrategia omnicanal es el conjunto de herramientas que se utiliza para llegar a los clientes, así como la forma de aprovecharlas en el día a día para hacer mas dinámica la comunicación y la interacción con ellos, de manera homogénea.

    Por ejemplo cuando inicia el proceso de originación de crédito tal vez necesites validar el teléfono, email de la persona que solicita el crédito y utilizar canales de mensajes de texto o de email para hacer estas verificaciones, así te aseguras que exista el email de tu cliente y exista el teléfono de tu cliente y efectivamente sea del solicitante, con esto aseguras si esta cuenta entra en mora va ser localizable por estos canales validados. 

    Las medidas preventivas como parte de tu estrategia de crédito y cobranza son fundamentales, por ejemplo, cuando se hace la fecha de corte, es indispensable enviar el estado de cuenta a tu cliente y te aseguras que llegue por que ya esté validado su teléfono móvil (puedes enviar un whatsapp con una liga con su estado de cuenta), puedes enviar un correo electrónico con su estado de cuenta).

    Imagina que ya que han pasado 15 días sin recibir pago o respuesta de tu cliente, lo envías a una gencia de cobranza externa para que haga la gestión por ti. Y la agencia va a hacer la gestión en campo así utilizando email, telefono, visita a domicilio como parte de tu estrategia de prevención y cobranza.
  2. Dar opciones de pago a plazos o dacion de pago para que la agencia tenga rango de negociación
    Una de las herramientas de negociación cuando se identifica que la persona está teniendo dificultades para realizar el pago, pero manifiesta claramente la voluntad de pagar, se puede llegar a un acuerdo de pagar en plazos para cubrir la deuda.
    Por ejemplo dividir la deuda en 3 plazos quincenales de acuerdo a la negociación con el deudor de parte del gestor, deben estar claros los pagos y las condiciones de incumplimiento de esas promesas de pago.

    En el caso de créditos donde haya una hipoteca o una prenda de por medio, puede utilizarse la dacion de pago que es la acción de entregar un bien a cambio de saldar la deuda pendiente de pago.
    Por ejemplo en un crédito automotriz, al dar el automóvil en cuestión en pago, se podría saldar la cuenta, eso se utiliza generalmente como ultima opción.

    Para que estas herramientas tengan éxito deben estar las reglas claras para la agencia externa en que tipo de mora, que tipo de crédito y con cuales cuentas en especifico aplican este tipo de ofertas y con los limites bien establecidos.
  3. Validar domicilios desde la originación y mantener actualizados los datos a lo largo de la vida del cliente.

    Uno de los principales problemas en la cobranza es cuando nos damos cuenta que la persona que nos debe no la podemos encontrar en el domicilio y esto surge principalmente por que la persona ya no vive ahí o nunca vivió ahí o la captura del domicilio en el sistema es incorrecto y este sintoma se ve claramente en cuentas morosas con bajo % de contacto.

    Lo primero que hay que validar son el teléfono y el email, segundo el domicilio de la persona que le vamos a otorgar un crédito y asegurarnos que los datos del domicilio estén correctos (preferentemente que tengan una geolocalización) de esta manera, vamos a disminuir el riesgo de no localizar a estos acreditados en el caso que se conviertan en una cuenta morosa.

3 claves para implementar exitosamente un Champion-Challenger en tu compañía

A partir de la actual crisis, la estrategia Champion-challenger se ha convertido en una tendencia en el sector financiero, particularmente en la recuperación de cartera. Este proceso o estrategia consiste comparar soluciones existentes con alternativas resultantes de las mejores prácticas. A través de la comparación de diversas alternativas, las empresas pueden detectar las mejores soluciones y aplicarlas a las proporciones más representativas de su cartera, al mismo tiempo que aprende y absorbe las nuevas estrategias aplicadas por los Champion.

En resumen ¿Por qué tu compañía debería realizar un champion-challenger? Simple, porque esta estrategia te permite contar con un esquema de cobranza óptimo que considere la innovación de las nuevas estrategias y la rentabilidad de las mismas.

Cuando el champion-challenger está enfocado a cobranza, la efectividad de las acciones de recuperación son clave para calcular la rentabilidad (RoI) y eficiencia de cada uno de los champion. La estrategia Champion-challenger permite trabajar con gestores internos o con agencias de recuperación.

Uno de los grandes beneficios de un realizar un Champion-challenger, es que dota de cierta flexibilidad organizativa a las compañías que lo ejecutan, dado que les permite adquirir mas experiencia para realizar la transición entre un modelo y otro (de un champion a otro) de manera más fluida y transparente.

Cetelem-logo-PNG

CASO DE ÉXITO, CHAMPION-CHALLENGER CETELEM:

Las visitas por despachos de cobranza clásicos presenta áreas de oportunidad significativos debido a tiempos de respuesta demasiado extensos, dificultades en el seguimiento de los resultados y una eficiencia cuestionable. Con la implementación de Kobra logramos volver más eficiente y ágil el proceso de visitas domiciliarias destacando:

  • La facilidad de solicitar visitas en la plataforma Kobra
  • El monitoreo en tiempo real de la visita
  • Comunicación constante entre Cetelem y Kobra
  • Tiempo de respuesta de 3 a 5 días con reporte detallado
  • Cobertura de la red Kobra a nivel nacional
  • Enfoque en la generación de promesas de pago

MEDICIONES: 

Indicadores Clave de DesempeñoAgencia TradicionalCon Kobra
SLA8 días3 a 5 días
Cash Collected$81,99 / USD visita$406,58/ USD visita
Costo de del servicio vs Cash collected25.2%1.7%

*Datos proporcionados por cliente al cierre del champion-challenger

¿QUÉ SE BUSCA IDENTIFICAR EN UN CHAMPION-CHALLENGER?

1. Identificar entre dos alternativas (agencias, proveedores, estrategias, etc) la mejor y más rentable opción.

2. Aprender y absorber las buenas prácticas ejecutadas por los champion. 3. Fomentar futuras oportunidades de colaboración con otras áreas de la compañía habiendo identificado sus necesidades y cómo la experiencia del champion pueda aportarles.

Kobra estrategias de cobranza y champion challenger

¿NORMALMENTE CUÁLES SON LAS CATEGORÍAS QUE SE EVALÚAN EN UN CHAMPION-CHLALLENGER?

  • Pertinencia de los servicios ofrecidos por los champion para apoyar procesos de digitalización (la tecnología de Kobra permite volver más eficiente los procesos en campo, sea para cobranza, validaciones, etc).
  • Estrategias de colaboración que conduzcan a una serie de oportunidades de transferencia de valor en temas como tecnología, buenas prácticas de cobranza, mecanismos de enrolamiento de clientes, etc.
  • Medir el impacto en KPIs como por ejemplo: total collect (recuperación), RPC (right party contact), datos actualizados o nuevos recopilados, cartas entregadas, clientes enlazados con financiera, promesas de pago, domicilios validados, contacto vs ubicación tiempo real, actualización del estado laboral y económico del cliente, intensidad, penetración, niveles de acuerdo de servicio (SLA), etc.

¿CÓMO SE BENEFICIA MI COMPAÑÍA CON ESTA ESTRATEGIA?

En Kobra, nos enorgullece afirmar que hemos participado como champion en diferentes procesos de selección de aliados a través de la estrategia champion-challenger, obteniendo resultados tan satisfactorios como el expuesto en el ejemplo anterior.


En resumen, un champion-challenger ejecutado de manera correcta, le permitirá a la compañía que lo ejecute, encontrar la diferenciación, no solo entre dos alternativas externas, sino también identificar si un servicio externo puede llegar a ser incluso más eficiente que las acciones realizadas de manera interna.

Sin lugar a dudas, la estrategia Champion-challenger encaja perfectamente en los procesos de mejora continua en las áreas de cobranza, permitiendo así enfocar las operaciones de cobranza hacia las estrategias más rentables y de mayor impacto (ya sea que se haga de manera interna, externa o mixta). ¿Quieres ver de primera mano cómo Kobra puede ayudarte a mejorar tus procesos de cobranza? Una forma de hacerlo es incluyéndonos en un champion-challenger donde compares los resultados de las estratégicas o herramientas que vienes ejecutando actualmente vs lo que podrías llegar a hacer con Kobra.

10 cosas que debes evaluar para otorgar un crédito

Todas las empresas definen de alguna manera sus reglas para conceder y administrar los créditos a clientes, pues habrá empresas que tengan un departamento dedicado específicamente al otorgamiento de créditos y otro para la cobranza, y en otras empresas quizás el departamento de finanzas se encargue de ambas funciones. 

En el caso del otorgamiento de créditos generalmente se especifican las pautas para la investigación sobre el cliente, normas para fijar los límites de crédito, el monto de crédito, los pagos periódicos y la asignación de responsabilidades para administrar todo el proceso, el cual generalmente está compuesto de: 

  1. Investigación
  2. Análisis
  3. Aceptación del crédito
  1. Investigación: la concesión de crédito a nuevos clientes, así como a clientes ya establecidos, requieren el conocimiento de la capacidad financiera del cliente para contraer endeudamiento. Antes de expedir el primer crédito se llevará a cabo una investigación sobre los antecedentes financieros del cliente.
  2. Análisis: es el estudio de los datos que permitirán decidir si se otorga o niega la solicitud de crédito, lo que preferentemente se analiza son los hábitos de pago del cliente y de su capacidad para atender compromisos. Como indicación orientativa se deberá revisar al menos:
    1. Informes de créditos: lograr aquella información que indique si los hábitos de pago con otros proveedores son buenos o irregulares.
    2. Estados financieros: analizar el capital propio en relación con el total de la deuda, la relación el activo circulante y el exigible a corto plazo, la situación del disponible, el grado de rentabilidad y, de ser preciso, un análisis global económico-financiero de la empresa.
  3. Aceptación de clientes para otorgar crédito: al terminar la investigación y el análisis del perfil del cliente, si es que se decide otorgarle la línea de crédito, se le calcula un límite de crédito en función de su potencial de compras y su capacidad para pagar en tiempo y forma el monto de crédito otorgado.

Cualidades personales de los solicitantes de crédito que deben investigarse

Es conveniente tener clara la lista de cualidades personales de crédito que parecen ser las más esenciales para la investigación. Para conocer a detalle al sujeto que solicita el crédito, de los cuales se encuentran los siguientes:

  1. Registro de pagos
  2. Ingreso
  3. Empleo
  4. Residencia
  5. Estado civil
  6. Edad
  7. Referencias y reputación
  8. Activas de reserva
  9. Valor del artículo que se comprará
  10. Colateral
  1. Registro de pagos: Muchos acreedores ven el registro de pagos como el factor más importante revelado por la investigación. No solamente muestra la forma de pagar, por lo que es importante para predecir la conducta, sino que también presenta los anteriores hábitos de pago. Los acreedores estiman que la mejor base para un pronóstico es la experiencia de crédito según el registro de pagos anteriores. Debe tomarse en cuenta la cantidad que se adeuda normalmente, la cantidad vencida, el crédito reciente más alto y la manera de pagarlo, conocer estos elementos ayuda a conocer los hechos sobre el carácter del solicitante de crédito y disminuye la probabilidad de evaluar únicamente con percepciones del analista.
  2. Ingreso: En el caso de créditos para el consumo final “La mayor parte de la deudas del consumidor tienen que pagarse de sus ingresos, la investigación del ingreso de una persona es esencial. Se debe determinar su importe, la regularidad establecida para recibir el ingreso y la probabilidad estimada de su continuidad. debe evaluarse en relación con las obligaciones que se tienen que cubrir. En este aspecto es importante investigar la fuente de los ingresos, ya sea que provengan de un empleo, o por ser un micro empresario, lo cual en todo caso los ingresos pueden ser variables.
  3. Empleo: Probablemente el empleo es la principal fuente de ganancias, por lo que debería investigarse al mismo tiempo que el ingreso. La información acerca del empleo debiera incluir como mínimo el nombre del patrón, tipo de negocio y puesto ocupado por el sujeto que se investigará, si fuera posible la permanencia que normalmente tiene en los empleos, en muchas ocasiones se pueden presentar fraudes, porque el solicitante de crédito únicamente ocupa el empleo de manera transitoria en tanto se le concede el crédito y posteriormente abandona el trabajo, y con ello se pierde de los ingresos que aseguraban en primera instancia los ingresos para pagar los créditos.
  4. Residencia: La verificación de la residencia por medio de la investigación es, primero que todo, una rutina de comprobación de identidad. Además, la información acerca de la residencia debiera mostrar qué tanto tiempo ha permanecido en esa área y si la duración es menor de cinco años debiera revelarse la residencia anterior, pueden ser muchos lo motivos por los que cambian de residencia, uno de ellos podría ser precisamente que en el anterior domicilio se le podía localizar para cobrar créditos pendientes, y en el caso que se investiga si es que se le otorga un crédito y no lo paga a no ser estable en su lugar de residencia el costo para localizarlo aumenta los gastos de cobranza, incluso con la probabilidad de perder el monto prestado en el caso de que no se pueda localizarlo.
  5. Estado civil: En la mayor parte de los casos la información es simplemente saber si e s casado o soltero. En algunos casos podría buscarse información acerca de si la persona es viuda o divorciada, ya que a menudo esta situación afecta el ingreso y las obligaciones acerca del ingreso, así como la actitud de la persona respecto a la obligación de crédito. En ciertas investigaciones no solamente es significativo el estado civil. Muchas de las dificultades de cobro provienen de los problemas familiares y puede ser que la investigación tenga que ampliarse para incluir la información relativa a la estabilidad de la situación familiar. en todo caso tendría que asociarse el registro de pagos de los créditos anteriores y su estado civil para conocer cuál es la relación existente de su estado civil y su actitud para saldar en tiempo y forma los créditos contraídos.
  6. Edad: En la mayor parte de las investigaciones, la edad no es un aspecto importante del crédito. Sin embargo, los extremos en la edad pueden ser de importancia crucial y en estos casos esta cualidad se vuelve materia adecuada para investigación intensiva. Por ejemplo, si el solicitante de crédito es extremadamente joven probablemente aún no se del todo responsable para pagar sus deudas, en el caso contrario si su edad es muy madura, entonces quizá los ingresos que perciba, si fuera pensionado, la mayor parte los destine a medicamentos y atención médica, lo cual representa un riesgo para liquidar sus créditos, más aún si se tratará de un crédito de largo plazo, se incrementan los riesgos por la esperanza de años de vida que la persona tenga para saldar la deuda.
  7. Referencias y reputación: La investigación también puede buscar la información acerca de la reputación del solicitante de crédito y asegurar la información adecuada para evaluar los datos proporcionados por las referencias. Lo que si evalúa es lo que refleja el carácter de acuerdo como lo revela , la reputación y las referencias. Es necesario revisar que la referencias sean confiables en la información que proporcionan sobre el solicitante de crédito, dado lo cual el conocimiento del individuo estudiado sería incorrecto.
  8. Activos de reserva: Solamente en algunos casos los activos en reserva pueden servir para pago de una obligación del crédito del consumidor En la mayor parte de los casos son garantías adicionales que tanto el deudor como acreedor esperan que no se necesitan. En algunos casos, especialmente con clientes que están viviendo de una pensión o del ingreso que producen sus inversiones, la investigación de sus activos en reserva puede ser esencial a fin de establecer la capacidad de manera la obligación del crédito, en el caso que no cumplan con sus compromisos del crédito solicitado, este tipo de respaldo se emplea para recuperar el crédito. Ahora bien, estos activos también ameritan un estudio minucioso, dado que si se tratara, por ejemplo, de un bien inmueble y se encuentra hipotecado, de ninguna manera constituye un respaldo para saldar el crédito adeudado.
  9. Valor del artículo comprado: En elemento adicional del crédito, el valor del artículo comprado es de especial interés principalmente en cuanto al método de pagos a plazos por las comprar que hace el consumidor. Hablando en principio, esto no es un atributo del adquirente mismo, sino del valor de mercado de la propiedad. 

La existencia de este valor de mercado, de acuerdo con cómo el acreedor puede disponer de él según las condiciones del contrato, puede representar un riesgo de crédito más allá del nivel de aceptabilidad del pago, la cuestión principal puede no ser ‘¿Pagará?’, sino ‘¿podrá encontrase siempre la propiedad y recuperarse?’. En el grado en el que el valor es más bajo y no se mantiene por la cantidad y frecuencia de los pagos, las cualidades personales del crédito debieran analizarse con más precaución y en consecuencia debieran ser más amplias para conservar una seguridad igual. 

Existen tiendas en México que cuando el acreditado no paga el monto prestado recuperan el bien objeto de crédito y lo venden nuevamente, con lo cual logran recuperar parte del dinero prestado; en el caso de un bien inmueble en un crédito hipotecario, el mismo bien constituye una garantía en sí misma para recuperar el monto prestado, ya que en caso de que el acreditado no pague el bien sería propiedad de la institución que otorgó el crédito, y que al venderlo lo más seguro es que el valor sea superior al monto del préstamo no pagado.

10. Colateral: El colateral, en forma de un activo tangible del que sea propietaria la persona y que ofrezca como una garantía adicional a la institución que presta, es otra cualidad del crédito que debe tomarse en consideración. Por lo tanto, es otro apreciable factor al hacer una apreciación global del individuo que ofrece colateral como un medio de disminuir el riesgo del crédito. En ese sentido es importante que el acreditado posea dichas garantías para asegurar en caso de no pagar el crédito, existan activos para entregar a la institución para compensar los adeudos existentes.

3 claves para la gestión de cobranza en campo para el 2022.

La industria del crédito ha sido una de las más sacudidas por la agitación en curso. El impacto en la economía como consecuencia de la pandemia actual ha causado un incremento en espiral del desempleo, paro parcial de algunas industrias, ralentización de cadenas de producción e interrupción de múltiples servicios. Lo anterior coadyuvó gravemente a que los consumidores perdieran su capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras. Hoy mas que nunca, toman mayor relevancia los equipos y herramientas de cobranza dentro de las organizaciones.

La naturaleza de la pandemia está forzando el cambio en el comportamiento, por lo cual, también debemos cambiar la forma en que cobramos. Las siguientes tres claves están enfocadas a una de las herramientas que más tendrá que transformarse a raíz de la actual coyuntura: la gestión de cobranza en campo.

1. Tecnología

Hoy mas que nunca, debemos echar mano de herramientas digitales para optimizar la gestión de cobro en campo. Bien es cierto que dependemos del factor humano para poder realizar la gestión en campo. Sin embargo, el uso de adecuado de la tecnología nos permitirá:

  • Medición el desempeño: la tecnología mobile nos permitirá generar una base de indicadores con los cuales podamos medir el nivel de productividad de la cobranza en campo. Los indicadores generados nos ayudarán a crear mejores segmentos de clientes y de esta manera diseñar diferentes planes y acciones según el segmento.
  • Capturar y aprovechar mejor los datos obtenidos en campo para tener un mejor entendimiento del cliente (y subsecuentemente, un mejor entendimiento de nuestra cartera).
  • Estandarizar los datos para extraer estadísticas que nos permitan tomar mejores decisiones.
  • La tecnología móvil nos permitirá simplificar los procesos en campo: rutas, trazabilidad, georreferenciación de clientes, etc.
  • Integrar en segundos los diversos canales de cobro (call center, bots, sms, etc.) con la gestión realizada en campo de una manera eficiente y segura.

2. Visitas de cobranza hechas a la medida (tailor made)

Los procesos de cobranza deben de adaptarse plenamente a las necesidades específicas de nuestro perfil de cliente. El conocimiento profundo del mismo, nos permitirá crear procesos exclusivos para agruparlos mejor según la gravedad del asunto.

PartiendoPartiendo de una segmentación de cartera definida, podemos generar procesos hechos a la medida (tailor made) que abarquen:

  • La forma en que abordamos al cliente (horarios con mayor hit).
  • Estrategia de comunicación (guiones y check lists).
  • La forma en que capturamos los datos y los convertimos en información accionable (dashboards y reportería).
  • Ofrecimiento de herramientas de normalización que se ajusten a la realidad del cliente.

3. Bioseguridad

La seguridad de los gestores de campo debe ser la prioridad número 1. Para ello debemos generar protocolos de bioseguridad no solo para salvaguardar la integridad del personal en campo, sino también para mitigar, controlar y proteger la integridad de nuestros clientes. Estas son algunas de las buenas prácticas en la cobranza en campo que hemos evidenciado recientemente:

  • Reducir al mínimo la entrega de notificaciones o requerimientos impresos (cartas).
  • Ya en el domicilio del cliente, llevar la conversación a medios digitales, por ejemplo, una llamada con el cliente. Si bien mantenemos la presencialidad de la visita, eliminamos la necesidad de que el cliente esté frente a frente con el gestor de campo.
  • La mas evidente (y quizás mas importante) es el uso correcto y adecuado del cubre bocas, gel antibacterial y el distanciamiento social con el cliente que recibe la visita.
  • Realizar la visita fuera del domicilio del cliente.
  • Recabar la información directamente desde el dispositivo móvil, evitando diligenciar materiales impresos (desinfectar el dispositivo en cada uno de las gestiones).

Con base a nuestra experiencia y el alcance de nuestra tecnología, compartimos una sinopsis de los 3 puntos más relevantes que debemos considerar para una gestión en campo eficiente, adecuada, y sobre todo segura bajo el escenario actual.

En Kobra, la innovación hace parte de nuestros valores medulares. Nuestro compromiso en estos tiempos de precipitados cambios, es seguir entregando a la industria soluciones disruptivas y eficientes para la gestión en la última milla.

Si quieres saber cómo podemos ayudarte a que tus gestiones en campo tengan mas impacto y sean mas seguras, no dudes en solicitar un demo en el siguiente enlace:

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